Optymalizacja asortymentu metodą ABC/XYZ

Metoda ABC/XYZ to przyjęta w polskim handlu nazwa prostego pomysłu: każdy produkt oceniasz w dwóch wymiarach. Litera A, B lub C mówi, ile produkt wnosi do Twojego wyniku. Litera X, Y lub Z mówi, jak przewidywalnie się sprzedaje. Skrzyżowanie daje dziewięć grup i dla każdej jedną, konkretną decyzję zakupową. Ten przewodnik prowadzi przez całość: od eksportu z kasy po gotowy arkusz w Excelu.

1. 01Fundament, czyli zasada Pareto na Twojej półceDlaczego połowa asortymentu przynosi kilka procent przychodu i czemu ocena na oko zawodzi.
2. 02Metoda ABC, które produkty robią Twój wynikKlasyfikacja po marży złotówkowej, nie po obrocie. Procedura w czterech krokach z progami.
3. 03Metoda XYZ, jak przewidywalny jest popytWspółczynnik zmienności po polsku, progi klas i przykłady liczone na mleku, lodach i zniczach.
4. 04Macierz ABC/XYZ, 9 grup i 9 strategii zakupuOd AX (chroń przed brakami) po CZ (usuń z oferty). Tabela decyzji dla każdego pola.
5. 05Długi ogon, co naprawdę kosztuje martwy indeksPięć sygnałów do cięcia i rachunek gotówki zamrożonej w zapasie, którego nikt nie kupuje.
6. 06Cięcie bez ryzyka i czym zapełnić półkęKolejność wycofywania produktu, bezpieczniki i kryteria wyboru następcy na półce.
7. 07Plan 90 dni i szablon w ExceluHarmonogram wdrożenia oraz arkusz z formułami, do którego podstawiasz własne dane z kasy.

Dlaczego ocena na oko zawodzi

Właściciel zna swój sklep i to jest pułapka. Pamięć podpowiada produkty, które schodzą z półki, a nie te, które zostawiają marżę. Chleb i mleko widzisz w każdym koszyku, więc wydają się ważne, choć zarabiają grosze. Sos, który rotuje wolno, ale z marżą 35%, umyka uwadze. Dopiero zestawienie z kasy pokazuje, kto naprawdę płaci Twoje rachunki.

Klasyfikacja ABC dzieli produkty według udziału w wyniku. Kluczowa decyzja: liczysz po marży złotówkowej, nie po obrocie. Obrót mówi, ile pieniędzy przepływa przez kasę. Marża mówi, ile z nich zostaje u Ciebie.

1. 1Wyeksportuj sprzedaż z 90 dniz kasy albo programu magazynowego: indeks, nazwa, sprzedana ilość, obrót i marża złotówkowa. Kwartał wygładza pojedyncze promocje i święta.
2. 2Posortuj malejąco po marży złotówkowejod produktu, który zostawił najwięcej złotówek, do tego, który nie zostawił nic.
3. 3Policz udział narastającodla każdego wiersza: suma marży od góry tabeli do tego wiersza podzielona przez marżę całkowitą. Formuła gotowa w rozdziale 07.
4. 4Potnij progami 80/95produkty do 80% narastającej marży to klasa A, od 80 do 95% to klasa B, reszta to klasa C. Progi umowne, przyjęte w praktyce analiz asortymentu.

ABC mówi, ile produkt wnosi. XYZ mówi, jak równo się sprzedaje, a od tego zależy, ile zapasu musisz trzymać. Miarą jest współczynnik zmienności: porównujesz wahania tygodniowej sprzedaży z jej średnią. Im niższy wynik, tym spokojniej możesz zamawiać.

Skrzyżowanie klas daje macierz 3×3. Każde pole to inna sytuacja i inna decyzja zakupowa. Dwie skrajności ustaw sobie przed oczami: AX to produkty, których brak na półce boli najbardziej, a CZ to pierwsi kandydaci do pożegnania.

Długi ogon to dolna część klasy C, zwłaszcza grupa CZ: produkty, które sprzedają się rzadko i nieprzewidywalnie. Nie widać po nich straty, bo nic nie kosztują wprost. Płacisz za nie inaczej: gotówką zamrożoną w zapasie, przeterminowaniami, czasem liczenia przy remanencie i miejscem, które mógłby zajmować produkt z klasy A.

Pięć sygnałów, że produkt kwalifikuje się do cięcia

• ✓Zero sprzedaży przez 30 dni (dla świeżych i krótkiej daty: 14 dni), choć produkt stał na półce.
• ✓Rotacja poniżej ok. 5 szt. miesięcznie na miejscu, na którym sąsiad z klasy A sprzedaje kilkadziesiąt.
• ✓Marża jednostkowa poniżej kilku procent przy trudnej obsłudze: krótka data, zwroty, duże opakowanie.
• ✓Duplikat funkcjonalny: dwa niemal identyczne produkty, a klient nie widzi między nimi różnicy.
• ✓Grupa CZ dwa kwartały z rzędu w klasyfikacji z rozdziału 04. To już nie przypadek, to wyrok.

1. 1Wstrzymaj zamawianie, nie zdejmuj z półkipierwsza decyzja jest odwracalna: produkt zostaje, ale kolejna dostawa już nie przychodzi. Zapas sam zacznie się kończyć.
2. 2Wyprzedaj zapas do progu opłacalnościobniżka do poziomu ceny zakupu (przy krótkiej dacie nawet poniżej), ekspozycja na końcu regału albo w koszu wyprzedażowym. Zamrożona gotówka wraca do obrotu.
3. 3Zdejmij indeks z listy zamówień i układu półkiusuń z szablonów zamówień u dostawcy i z planogramu, żeby produkt nie wrócił przez przyzwyczajenie osoby zamawiającej.
4. 4Zapisz datę i powód wycofaniajedna linijka w arkuszu z rozdziału 07. Gdy klient zapyta za pół roku, wiesz, co odpowiedzieć, i nie wracasz do produktu bez powodu.

Cięcie nie jest celem, jest środkiem. Zwolnione miejsce ma zarabiać więcej niż produkt, który je zajmował. Dwie drogi: więcej miejsca dla istniejących produktów klasy A (mniej braków na półce między dostawami) albo nowy produkt, ale wybrany według kryteriów, nie według namowy przedstawiciela handlowego.

Cztery kryteria dla nowego produktu

1. 1Marża co najmniej na poziomie klasy B kategoriinowy produkt startuje bez historii sprzedaży, więc marża jest jedynym pewnikiem. Poniżej średniej kategorii nie ma po co wchodzić na półkę.
2. 2Dostępność u co najmniej dwóch dostawcówprodukt od jedynego dostawcy to zakład o ciągłość dostaw. Wyjątek: lokalne specjały, które świadomie bierzesz na wyłączność.
3. 3Dopełnienie, nie duplikatnowość ma zajmować niszę cenową lub smakową, której nie pokrywasz, a nie rozmieniać sprzedaż produktu, który już masz.
4. 4Test 60 dni z pomiarem co tydzieńzapisz cel sprzedażowy przy wprowadzeniu. Po 60 dniach produkt broni się liczbami albo wraca do dostawcy. Bez sentymentów i bez trzeciej szansy.

Dni 1-14

Analiza. Eksport sprzedaży z 90 dni, klasyfikacja ABC po marży i XYZ po zmienności (szablon na następnej stronie). Wynik: lista grup od AX po CZ.

Dni 15-30

Ochrona i pierwsza partia cięć. Przegląd braków na produktach AX. Wstrzymanie zamówień dla pierwszych 10-20 indeksów CZ i start wyprzedaży.

Dni 31-60

Eliminacja i testy. Kolejne partie cięć co 2 tygodnie. Zwolnione miejsce: rozszerzenie ekspozycji A albo 3-5 nowości wybranych wg czterech kryteriów, każda z celem sprzedażowym.

Dni 61-90

Ocena i utrwalenie. Test 60 dni rozlicza nowości. Powtórna klasyfikacja na świeżych danych i wpisanie przeglądu ABC/XYZ do kalendarza co kwartał.

10-15%

indeksów zwykle daje się wyciąć bez zauważalnego wpływu na obrót (wg praktyki rynkowej)

≈21 tys. zł

gotówki zamrożonej w długim ogonie w przykładzie modelowym z rozdziału 05

1 kwartał

co tyle powtarzasz klasyfikację, bo sezon i gazetki dyskontów przesuwają produkty między grupami

Cała metoda mieści się w jednym arkuszu Excela albo darmowego Calca. Kolumny A-D wypełniasz eksportem z kasy, resztę liczą formuły. Nazwy funkcji podajemy po polsku, tak jak w polskim Excelu.

1. 1Wklej dane: kolumny A-Dindeks, nazwa, sprzedaż z 90 dni w sztukach, marża złotówkowa z 90 dni. Posortuj malejąco po kolumnie D (marża).
2. 2Udział narastający w kolumnie Ew E2 wpisz =SUMA($D$2:D2)/SUMA(D:D) i przeciągnij w dół. Każdy wiersz pokazuje, ile marży robi ten produkt razem ze wszystkimi powyżej.
3. 3Klasa ABC w kolumnie F=JEŻELI(E2<=0,8;"A";JEŻELI(E2<=0,95;"B";"C")). Progi 80/95 możesz zmienić pod siebie w jednym miejscu.
4. 4Sprzedaż tygodniowa i zmiennośćw kolumnach G-R wklej sprzedaż z 12 tygodni (po jednej na kolumnę). W S2: =ODCH.STANDARD.PRÓBKI(G2:R2)/ŚREDNIA(G2:R2).
5. 5Klasa XYZ i gotowa grupaw T2: =JEŻELI(S2<=0,25;"X";JEŻELI(S2<=0,6;"Y";"Z")), w U2: =F2&T2. Filtr na kolumnie U daje listy AX, CZ i resztę macierzy.