10 KPI sklepu spożywczego

Właściciel sklepu spożywczego podejmuje dziennie kilkadziesiąt decyzji: ile zamówić, czy podnieść cenę, czy przyjąć nowego dostawcę. Większość z nich da się podjąć lepiej, patrząc na dziesięć liczb, które i tak siedzą w Twojej kasie i fakturach. Ten przewodnik pokazuje każdą z nich w tym samym układzie: formuła, norma, skąd wziąć dane i co zrobić, gdy wynik odstaje.

1. 01Zanim zaczniesz mierzyćTrzy źródła danych, które już masz, i trzy zasady, dzięki którym liczby nie kłamią.
2. 02KPI 1, marża pierwsza na kategoriiFormuła, normy dla kategorii spożywczych i różnica między marżą pierwszą a marżą po bonusach.
3. 03KPI 2, rotacja zapasówIle razy w roku obraca się Twój magazyn i ile gotówki zamraża każda kategoria.
4. 04KPI 3 i 4, średni koszyk i liczba paragonówDwa silniki obrotu. Który z nich kuleje u Ciebie i jak go podkręcić.
5. 05KPI 5 i 6, braki na półce i wskaźnik stratIle kosztuje pusta półka i gdzie naprawdę giną pieniądze: przeterminowania, ubytki, błędy.
6. 06KPI 7 i 8, koszt obsługi dostawcy i koszt zamówieniaDlaczego najtańszy cennik nie zawsze oznacza najtańszego dostawcę.
7. 07KPI 9 i 10, stali klienci i NPSJak w małym sklepie zmierzyć lojalność i skłonność do polecania bez ankiet i systemów.
8. 08Tablica KPI i rytm pomiaruCo sprawdzać codziennie, co raz w tygodniu, a co raz w miesiącu. Plus progi alarmowe.

Trzy zasady, dzięki którym liczby nie kłamią

1. 1Licz po kategorii, nie łącznieśrednia dla całego sklepu ukrywa problemy. Marża łączna 22% może oznaczać zdrowe 25% na chemii i przeciekające 12% na nabiale. Wszystkie wskaźniki z tego przewodnika licz osobno dla 10-15 głównych kategorii.
2. 2Porównuj do siebie sprzed miesiąca, potem do normnormy branżowe to widełki orientacyjne, bo sklep przy szkole żyje inaczej niż sklep przy osiedlu. Najważniejszy sygnał to zmiana Twojego własnego wyniku z miesiąca na miesiąc.
3. 3Każdy pomiar kończy się decyzjąwskaźnik, po którym nic nie robisz, to strata czasu. Dlatego przy każdym KPI w tym przewodniku znajdziesz nie tylko formułę, ale i listę działań na wypadek złego wyniku.

Marża pierwsza (marża I) to zarobek na towarze przed kosztami sklepu: czynszem, pensjami, prądem. Dla całego sklepu spożywczego typowe widełki to wg praktyki rynkowej 18-25%, ale ta średnia sama w sobie mówi niewiele. Sens pojawia się dopiero na poziomie kategorii:

Marża pierwsza to nie wszystko, co zarabiasz

Do marży I dochodzą bonusy i premie od dostawców rozliczane po okresie (tak zwane retro). Licz je osobno: jeśli wliczysz je w marżę bieżącą, nie zauważysz, że dostawca podniósł ceny w cenniku, a Ty oddajesz ten wzrost klientom z opóźnieniem albo wcale.

Dla całego sklepu spożywczego zdrowa rotacja to wg praktyki rynkowej 15-25 razy w roku, czyli towar leży średnio 15-24 dni. Wygodniej patrzeć na rotację w dniach (365 ÷ rotacja), bo od razu widać, ile dni gotówka leży zamrożona na półce. Normy różnią się mocno po kategorii:

Obrót to zawsze iloczyn dwóch liczb: ilu klientów kupiło i ile średnio zostawił każdy z nich. Gdy obrót spada, najpierw sprawdź, który silnik zgasł, bo leczy się je zupełnie inaczej.

KPI 3, średnia wartość koszyka

Dla sklepu osiedlowego typowe widełki to wg praktyki rynkowej 25-45 zł, a dla większego sklepu z pełnymi zakupami tygodniowymi 45-80 zł. Koszyk rośnie dzięki ekspozycji produktów uzupełniających (pieczywo przy wędlinie, przekąski przy piwie), promocjom progowym i pełnym półkom, nie dzięki podwyżkom.

KPI 4, liczba paragonów i konwersja

W małym sklepie bez licznika wejść wystarczy sama liczba paragonów dziennie, porównywana dzień do dnia tygodnia (poniedziałek do poniedziałku). Spadek paragonów przy stabilnym koszyku oznacza, że klienci odchodzą: do nowej konkurencji, przez braki na półce albo przez kolejkę przy jednej czynnej kasie.

KPI 5, braki na półce

Nie mierzysz tego dla całej bazy, tylko dla listy 50-100 produktów, po które klienci przychodzą specjalnie: chleb, mleko, masło, popularne piwo, papierosy. Cel wg praktyki rynkowej: poniżej 3%, czyli kluczowy produkt brakuje najwyżej jeden dzień w miesiącu. Każdy dzień braku to nie tylko utracona sprzedaż tego produktu, ale ryzyko, że klient zrobi całe zakupy gdzie indziej.

KPI 6, wskaźnik strat

KPI 7, pełny koszt obsługi dostawcy

Cennik to nie wszystko. Dostawca tańszy o 2% w cenniku, ale wymagający osobnego zamówienia telefonem, przyjęcia poza godzinami dostaw i comiesięcznego wyjaśniania faktur, bywa realnie droższy. Ten wskaźnik nie ma jednej normy, jest indywidualny: liczysz go, żeby porównywać dostawców między sobą.

Przykład modelowy: przewaga cennikowa hurtowni B topnieje z 400 zł do 20 zł. Przy pierwszej reklamacji albo spóźnionej dostawie znika całkiem.

KPI 8, koszt obsługi jednego zamówienia

KPI 9, udział stałych klientów

W sklepie osiedlowym to stali klienci robią wg praktyki rynkowej zdecydowaną większość obrotu, dlatego ich ubytek boli bardziej niż brak nowych. Jak to zmierzyć bez systemu lojalnościowego: po karcie płatniczej (raporty terminala pokazują karty powracające), po prostej karcie stałego klienta z pieczątkami albo obserwacyjnie, licząc przez tydzień znajome twarze w godzinach szczytu. Pomiar nie musi być idealny, musi być powtarzalny tą samą metodą.

KPI 10, NPS i skłonność do polecania

NPS (z języka angielskiego, po polsku: wskaźnik skłonności do polecania) opiera się na jednym pytaniu: „Na ile od 0 do 10 poleciłbyś nasz sklep sąsiadowi?”. Wynik powyżej zera jest przyzwoity, powyżej +30 wg praktyki rynkowej bardzo dobry dla handlu detalicznego.

1. 1Zbierz 50-100 odpowiedzikartka z jedną skalą przy kasie, kod QR na paragonie albo pytanie zadawane przy wydawaniu reszty przez dwa tygodnie. Więcej nie trzeba.
2. 2Dopisz jedno pytanie otwarte„Co zmienić w pierwszej kolejności?”. Odpowiedzi krytyków (0-6) to gotowa lista zadań, zwykle: kolejki, braki, świeżość warzyw.
3. 3Powtarzaj co pół roku tą samą metodąpojedynczy wynik mówi mało, trend mówi wszystko. Zmiana metody zbierania psuje porównywalność.