5 raportów PC-Market, które co poniedziałek pilnują marży sklepu

Poniedziałek, 8:15 rano. Kierownik kończy przyjęcie towaru i siada przy komputerze. Otwiera PC-Market. Wie, że 'są jakieś raporty', ale nie wie które. Klika kilka opcji, widzi dziesiątki pozycji w menu i zamyka program. Za tydzień powtórzy to samo.

Ten scenariusz powtarza się w setkach sklepów w Polsce. Nie dlatego, że system jest zły, ale dlatego, że nikt nie powiedział: otwórz te pięć, w tej kolejności, i zrób z nimi właśnie to.

„Wiem, że tam są jakieś raporty. Nie wiem, które otworzyć, kto ma na to czas a to i tak będzie bez sensu”. To zdanie słyszy zapewne każdy wdrożeniowiec PC-Market.

Poniżej gotowa lista: pięciu raportów, które warto przeglądać co tydzień, w jakiej kolejności i co z każdego z nich wykorzystać. Łącznie 30-45 minut. Tyle wystarczy, żeby wiedzieć, co dzieje się w sklepie, zanim zadzwoni dostawca, zanim przyjdą pierwsze reklamacje.

Raport 1, sprzedaż dzienna pokazuje więcej niż suma tygodniowa

Jeśli patrzysz tylko na sprzedaż tygodniową, widzisz wynik, ale nie widzisz wzorca, który ten wynik generuje. Rozkład sprzedaży w ciągu tygodnia mówi rzeczy, których suma nie pokazuje.

Dla przykładu na moich sklepach konsekwentnie piątek jest najlepszym dniem handlowym, a nie sobota i to jest informacja. Piątek to już nie jest dzień ostatnich dostaw, w czwartek wieczór wszystko jest przygotowane. W piątek startują dodatkowe gazetki i promocje, które ciągną ruch.

Gdzie to znaleźć: w PC-Market wejdź w Raporty -> Ilościowo-wartościowe -> Sprzedaż towarów na kasach -> Wybór "grupowanie wg dni". Filtruj po sklepie i zakresie dat. Eksportuj do Excela jeśli chcesz widzieć więcej.

Co robić z tym raportem: porównaj trzy kolejne tygodnie. Szukaj wzorca. Anomalia (jeden dzień wyraźnie inny niż w innych tygodniach) to sygnał do sprawdzenia co się wtedy wydarzyło. Promocja, brak towaru, awaria kasy. Każdy z tych przypadków wymaga innej reakcji.

Warto też zwrócić uwagę na godziny szczytu w poszczególnych dniach. PC-Market rejestruje godzinę każdej transakcji. Zrób raport Raporty -> Koszykowe -> Godzinowy kas. Jeśli piątkowa sprzedaż koncentruje się między 15:00 a 18:00, to właśnie w tym oknie musisz mieć pełną obsadę kasy i uzupełnione półki z produktami impulsowymi. Sklepy, które dopasowują grafik pracowników do godzin szczytu widocznych w raporcie, notują mniejsze kolejki i wyższy paragon średni, większe zadowolenie klientów. Dodatkowo mi ten raport pozwolił skrócić godziny otwarcia, gdyż ostatnia godzina była praktycznie martwa i nie było sensu trzymać pracowników i ponosić kosztów.

Porównanie dnia do dnia między tygodniami ujawnia też wpływ pogody i lokalnych wydarzeń. Sobota z deszczem generuje inny ruch niż sobota ze słońcem. Po kilku tygodniach obserwacji zaczynasz widzieć, które czynniki naprawdę wpływają na sprzedaż, a które to przypadkowy szum.

Raport 2, marża po kategorii mówi czy zarabiasz czy tylko sprzedajesz

Wysoka sprzedaż bez odpowiedniej marży to praca za darmo, a ten raport jako jedyny pokaże Ci, czy tak właśnie się dzieje w Twoim sklepie.

Raport marży po kategorii w Konsoli Kupca czy PC-Market pokazuje, ile realnie zarobił każdy dział w Twoim sklepie. Nie marżę cennikową, tę którą ustawiłeś przy wprowadzaniu produktu. Marżę realizowaną, tę którą faktycznie wziąłeś, po wszystkich promocjach, rabatach i korektach cen.

Różnica bywa zaskakująca. Nabiał z cennikową marżą 22% może realizować 15%, jeśli połowa sprzedaży idzie w promocję. Słodycze z cennikową 28% mogą realizować 24%, i to mimo że w gazetce jest tylko pięć produktów z rabatem.

Gdzie to znaleźć: Raporty -> Ilościowo-wartościowe -> Sprzedaż towarów na kasach -> Wybór "grupowanie wg asortymentu". Ustaw zakres dat na poprzedni tydzień. Sortuj po kolumnie "Marża kwota" rosnąco, na górze zobaczysz kategorie z problemami.

Co robić z tym raportem: jeśli kategoria regularnie realizuje marżę poniżej 15%, sprawdź strukturę promocji w tej kategorii. Często okazuje się, że rabaty nałożone np. przez Twoją sieć franczyzową na kilka produktów obniżają wynik całej kategorii. Warto też sprawdzić, czy marża cennikowa w ogóle jest realna. Jeśli ustawiasz 25% na produkcie, który w gazetce jest co drugi tydzień z rabatem 20%, to cennikowa 25% jest fikcją.

Dobrą praktyką jest wynotowanie trzech kategorii z najniższą marżą realizowaną i porównanie ich z tym samym tygodniem miesiąc wcześniej. Jeśli spadek jest stały, problem wymaga działania (za dużo promocji, złe ceny zakupu). Jeśli spadek jest jednorazowy, to raczej efekt konkretnej gazetki lub promocji.

Tyle że jest coś, czego raport marży nie pokaże wprost. Skąd bierze się różnica między marżą w systemie a marżą w kasie, rozkładamy w tekście Realna marża vs marża w systemie. O reszcie w kolejnym punkcie.

Raport 3, produkty bez ruchu to zamrożona gotówka

Każdy produkt, który nie sprzedał się przez 30 dni, to gotówka unieruchomiona na półce. Na ogół właściciel nie wie, ile tej gotówki leży w sklepie. Zajmuje miejsce na półce, którą mógłby zajmować produkt rotujący. Generuje ryzyko przeterminowania.

Raport „Nierotujące Towary" w PC-Market daje listę wszystkich indeksów towarowych, które nie miały żadnej sprzedaży w wybranym okresie. Przy każdym produkcie widać stan magazynowy i wartość zakupu.

Największą wartość daje analiza przyczyn. Produkt bez sprzedaży to nie zawsze zły produkt. Czasem to produkt sezonowy zamówiony zbyt wcześnie (np. grille jednorazowe w marcu). Czasem to produkt, który stracił ekspozycję po przebudowie regału. Czasem to nowość, której klienci jeszcze nie zauważyli, bo nie było odpowiedniego oznaczenia na półce. Każda przyczyna wymaga innego działania.

Gdzie to znaleźć: Raporty - Ilościowo - wartościowe – Nierotujące towary. Filtruj po wartości malejąco. Eksport do Excela i suma po wartości pokaże ile gotówki masz zamrożone w tych produktach.

Co robić z tym raportem: podziel listę na trzy grupy. Produkty z wartością zakupu powyżej 500 zł to priorytet, rozważ obniżenie ceny lub zwrot do dostawcy. Produkty z wartością 50-500 zł, promocja lokalna. Produkty poniżej 50 zł i dacie zakupu ponad 60 dni temu, usuń z asortymentu przy następnym zamówieniu.

Sklepy, które przeglądają ten raport co dwa tygodnie, utrzymują wartość „półkowników" w rozsądnej wielkości. Sklepy, które go ignorują, mają często dziesiątki tysięcy zamrożonego kapitału w towarze, który nie schodzi z półki. Różnica w płynności finansowej jest ogromna.

Raport 4, porównanie cen zakupu od dostawców

Ten raport jest najbardziej niedocenianym z pięciu. I dlatego dostawcy mogą spokojnie podnosić ceny co kwartał, licząc na to, że nikt tego nie sprawdzi.

Handlowiec dostawcy: „Podwyżka weszła od marca." Kierownik: „Dobra." I na tym się kończy weryfikacja.

Większość właścicieli negocjuje ceny przy podpisaniu umowy, a potem przyjmuje faktury bez weryfikacji.

Raport historii cen zakupu w PC-Market pokazuje, po ile kupowałeś ten sam produkt od różnych dostawców lub w różnych partiach od tego samego dostawcy. Jeśli masło 200g kupujesz od dostawcy A za 3,80 zł, a od dostawcy B za 4,10 zł, i nie masz umowy zobowiązującej do jednego źródła, to wiedza warta pieniędzy.

Operatorzy sieci spożywczych, którzy mają dostęp do SprytnegoKupca, regularnie odkrywają dziesiątki procent rozbieżności w cenach zakupu między sklepami zamawiającymi od różnych dystrybutorów regionalnych.

Warto też zwrócić uwagę na trend cen w czasie. Jeśli cena zakupu jednego produktu rośnie co miesiąc o 2-3%, a cena sprzedaży pozostaje bez zmian, marża kurczy się w sposób niewidoczny na pierwszy rzut oka. Raport historii cen pozwala wychwycić takie "pełzające" podwyżki zanim zjedzą rentowność całej kategorii, a w ekstremalnych przypadkach sprzedać towar po cenie niższej niż nowa cena zakupu.

Kolejny aspekt to porównanie cen zakupu z warunkami umownymi. Dostawcy czasem naliczają wyższe ceny niż wynikałoby z zamówienia, zwłaszcza przy mniejszych zamówieniach lub przy dostawach awaryjnych. Bez raportu trudno to wychwycić, bo różnica na pojedynczym produkcie wynosi grosze. Ale na skali 200 produktów od jednego dostawcy te grosze składają się na setki złotych miesięcznie.

Gdzie to znaleźć: W praktyce operatorzy sieci wykorzystują „Kontrakty z Dostawcami" wraz z weryfikacją warunków przy każdej dostawie. Moduł ten w PC-Market nie jest dynamiczny i ogranicza się tylko do prostej ceny lub prostych rabatów ilościowych — co innego moduł weryfikacji dostaw w SprytnyKupiec, który przewyższa klasą podstawowy raport z PC-Market.

Co robić z raportem z PC-Market: wynotuj 5-10 produktów z najwyższymi odchyleniami ceny. Zapytaj dostawcę o powód zmian. Często okazuje się, że zmiana ceny była "tymczasowa" i po jednej rozmowie można wrócić do wcześniejszej stawki i żądać korekty ceny.

Raport 5, stany magazynowe i rozbieżności

Na papierze system pokazuje 48 sztuk jogurtu truskawkowego. Na półce zostało 8. Gdzie jest reszta? Ta różnica 40 sztuk to nie błąd systemu. To sygnał, który wymaga natychmiastowego sprawdzenia. Przyczyny mogą być różne: kradzież, błąd przy przyjęciu towaru, pomyłka w dokumentach, niezarejestrowany zwrot.

PC-Market nie wykryje tej różnicy automatycznie, do tego potrzebna jest inwentaryzacja. Ale raport stanów magazynowych może wskazać, gdzie warto zajrzeć. Jeśli system pokazuje 48 sztuk jogurtu truskawkowego, a na półce widać że zostało 8, nie trzeba czekać na pełną inwentaryzację, żeby sprawdzić co się stało.

Szczególną uwagę warto zwrócić na produkty o wysokiej wartości jednostkowej. Alkohol, kosmetyki, kawa. Różnica jednej butelki whisky o wartości 90 zł to więcej niż różnica dziesięciu jogurtów po 3 zł. Dlatego warto częściej robić inwentaryzacje na działach wymienionych powyżej. Tam nawet mała rozbieżność ilościowa oznacza dużą stratę wartościową.

Warto też porównać stany magazynowe z zamówieniami. Jeśli system pokazuje 20 sztuk produktu, ale zamówienie automatyczne sugeruje dokupienie kolejnych 30, to albo rotacja jest wyższa niż się wydaje, albo ustawienia zamówień wymagają korekty. Raport stanów magazynowych w połączeniu z historią zamówień daje pełny obraz przepływu towaru przez sklep z zastrzeżeniem, że weryfikujemy taki raport i pamiętamy o promocjach, które mogły zniekształcić propozycje zamówienia.

Gdzie to znaleźć: Raporty > Ilościowo - wartościowe > Stany ilościowo - wartościowe > Bieżące. Sortuj po wartości stanu, skupiaj się na produktach o wysokiej wartości jednostkowej.

Co robić z tym raportem: raz w miesiącu przejdź po 10 produktach o wysokiej wartości magazynowej i wysokiej cenie jednostkowej i fizycznie sprawdź stan. To 15 minut, które mogą zapobiec niespodziance przy kwartalnej inwentaryzacji.

Pytanie nie brzmi, czy masz czas na te raporty. Brzmi, czy masz czas na to, żeby ich nie sprawdzać.

45 minut w poniedziałek, pięć raportów, jedno pytanie do każdego z nich, a masz obraz sklepu. Pytanie, które warto sobie zadać po pierwszym takim przeglądzie: który z tych pięciu raportów pokazał Ci coś, czego w ogóle nie spodziewałeś się zobaczyć?