Analiza ABC/XYZ w sklepie spożywczym. Wnioski z 8 916 produktów

W sklepie, którego dane zaraz zobaczysz, 16,37% produktów odpowiada za 80% kwoty marży. Pozostałe osiem tysięcy pozycji zajmuje półki, zamraża kapitał i rozprasza uwagę. Jeśli nie wiesz, które z Twoich produktów należą do której grupy, zarządzasz sklepem po omacku, a każda decyzja o zamówieniu jest zakładem, nie wyborem.

Narzędziem, które to porządkuje, jest analiza ABC/XYZ. Poniżej metoda krok po kroku i studium przypadku z realnego sklepu na 8 916 produktach. Nie jest to teoria z podręcznika logistyki. To ta sama zasada Pareto, która działa w każdej branży, tylko policzona na Twoim asortymencie i przełożona na konkretne decyzje o półce i zamówieniu.

Po co łączyć ABC z XYZ

Zarządzanie asortymentem sprowadza się do utrzymywania właściwego poziomu zapasów właściwych towarów. Analiza ABC mówi, które produkty są ważne, a XYZ, jak przewidywalny jest ich popyt. Osobno każda z nich odpowiada tylko na połowę pytania. Dopiero razem dają pełny obraz. Co chronić, co promować, a co wycofać.

Różnica jest praktyczna. Produkt ważny, ale nieprzewidywalny, wymaga innego traktowania niż produkt ważny i stabilny. Pierwszy potrzebuje bufora bezpieczeństwa, drugi może pracować na niskim stanie. Bez skrzyżowania obu wymiarów łatwo zamówić za dużo tam, gdzie popyt skacze, i za mało tam, gdzie jest równy jak w zegarku.

Analiza ABC liczona kwotą marży

Kryterium klasyfikacji może być obrót lub kwota marży. Rekomendujemy kwotę marży, bo to ona zostaje w kasie. Produkt o wysokim obrocie i marży 3 procent potrafi zarabiać mniej niż produkt o niskim obrocie i marży 25 procent. Kroki są następujące:

1. •Uporządkuj produkty według malejącej kwoty marży.
2. •Wylicz procentowy udział każdego produktu w łącznej kwocie marży.
3. •Wyznacz grupy A, B, C według podziału 80/15/5.

• •Grupa A to produkty generujące 80 procent kwoty marży. Priorytet obejmuje analizę dostawców, stany minimalne, stałą dostępność i dobrą ekspozycję.
• •Grupa B to kolejne 15 procent kwoty marży. Działania to promocja i pełna automatyzacja zatowarowania.
• •Grupa C to ostatnie 5 procent. Tu trafiają produkty zalegające na półkach i nietrafione rekomendacje przedstawicieli.

Analiza XYZ i przewidywalność popytu

XYZ kategoryzuje produkty według regularności zapotrzebowania. Dla każdego produktu liczymy średnią miesięczną sprzedaż (AVG) i jej odchylenie standardowe (STDEV). Iloraz STDEV do AVG to współczynnik zmienności (CV). Im niższy, tym produkt rotuje stabilniej. Progi podziału wyznaczamy tak samo jak w ABC, według 80/15/5.

• •Grupa X to stały, przewidywalny popyt. Można utrzymywać niskie stany minimalne.
• •Grupa Y to duża zmienność sprzedaży, najczęściej sezonowość.
• •Grupa Z to produkty wolnorotujące, sprzedawane nieregularnie.

Analiza krzyżowa ABC/XYZ

Połączenie obu metod klasyfikuje produkty według rentowności i stabilności naraz. Macierz 3 na 3, od AX po CZ, podpowiada strategię dla każdej komórki. AX to fundament sklepu, który musi być dostępny zawsze. CZ to kandydaci do wycofania. Reszta komórek to niuanse, które decydują, gdzie trzymać bufor, a gdzie ciąć.

Największa wartość tej macierzy leży w skrajnych rogach. AX to produkty, których nigdy nie może zabraknąć, bo dają marżę i sprzedają się jak w zegarku. CZ to produkty, które zabierają uwagę i miejsce, a nie dają w zamian prawie nic. Reszta to praca na trendach, czyli obserwacja, w którą stronę produkt się przesuwa z miesiąca na miesiąc.

Studium przypadku na 8 916 produktach

Segmentacja zapasów wydaje się oczywista, ale w praktyce jest stosowana rzadko, bo ręczne przeliczenie zajmuje zbyt dużo czasu. W opisywanym wdrożeniu wszystkie dane pobrał automatycznie moduł integracji z PC-Market, a analiza przeliczana jest na początku każdego miesiąca, dla każdego sklepu osobno. Różnice między placówkami jednej firmy potrafią być znaczne, więc analiza „uniwersalna” mija się z celem.

Analizie poddano 8 916 produktów, sklasyfikowano 8 166. Pozostałe to nowości z krótką historią sprzedaży. Wynik potwierdza zasadę Pareta. W grupie C większość produktów miała charakterystykę Y, czyli sezonowość i średnią przewidywalność. Najlepiej widać to na strukturze asortymentu. Grupa A, która daje cztery piąte marży, to zaledwie kilkanaście procent półki.

Rekomendacje dla tej placówki wyszły wprost z macierzy:

• •wycofanie produktów z grupy CZ,
• •ograniczenie asortymentu w grupie CY,
• •aktywna promocja towarów z grup BX, BY i AY.

Co daje sklepowi regularna analiza

Cztery efekty widać najszybciej, gdy analiza wraca co miesiąc, a nie raz na rok:

• •Redukcja kosztów magazynowania i pracy.
• •Lepsza alokacja kapitału, bo pieniądze pracują w grupie A, a nie leżą w C.
• •Wyższa dostępność kluczowych towarów i mniej utraconej sprzedaży.
• •Twarde argumenty w negocjacjach z dostawcami, poparte liczbami z Twojego sklepu.

Podstawy samej analizy ABC i gotowy proces krok po kroku opisaliśmy w artykule Analiza ABC, dlaczego połowa asortymentu nie zarabia. To, jak wpleść wnioski z analizy w codzienne zamówienia, pokazujemy z kolei w tekście o Trójkącie Zapasów. SprytnyKupiec klasyfikuje produkty automatycznie w module Historia i Analiza Cen, oszczędzając czas i pieniądze.