Zarządzanie zapasami, nie minimalizuj magazynu, maksymalizuj okazje

U Twojego dostawcy rusza mocna promocja na produkt, który świetnie rotuje. Klasyczny system magazynowy patrzy na stany i mówi „nie zamawiaj, masz zapas na 5 dni”. Okazja przepada, a konkurencja, która kupiła na promocji, przez następny miesiąc ma na tej pozycji kilka punktów marży więcej. Ta sama półka, ten sam klient, inny wynik.

To nie jest wada konkretnego programu, to wada filozofii. Klasyczne podejście do magazynu optymalizuje jedno, czyli minimalną wartość zapasów. W przemyśle czy w logistyce to sensowny cel. W handlu spożywczym to za mało, bo pusta półka i przegapiona okazja kosztują więcej niż koszt trzymania towaru przez kilka dni. Potrzebny jest balans trzech celów, który nazywamy Trójkątem Zapasów.

Trójkąt Zapasów, czyli trzy cele zamiast jednego

1. •Dostępność towaru. Pusta półka to nie oszczędność, to utracona sprzedaż i klient, który kupi u konkurencji. Dla produktów z grupy A dostępność jest ważniejsza niż niski stan.
2. •Wykorzystanie okazji rynkowych. Gdy cena zakupu jest wyjątkowo dobra, warto kupić więcej, niż wynika z bieżącego popytu. Zysk z okazji często przewyższa koszt magazynowania.
3. •Uwalnianie kapitału z towarów zalegających. Pieniądze zamrożone w grupie C nie pracują. Trzeba je systematycznie odzyskiwać wyprzedażą i redukcją asortymentu.

Każdy wierzchołek ciągnie w inną stronę i właśnie dlatego zarządzanie zapasami „na czuja” zawodzi. Człowiek konsekwentnie przecenia jeden cel kosztem dwóch pozostałych. Ostrożny kierownik zamawia za mało i traci sprzedaż. Odważny zamawia za dużo i zamraża kapitał. Bez liczb trudno trzymać wszystkie trzy cele w równowadze naraz.

Gdzie mieszkają te dane i rola programu magazynowego

Pierwsze dwa wierzchołki trójkąta obsługuje Twój program magazynowy. Nowoczesne systemy jak PC-Market czy KC-Firma mają moduły stanów minimalnych, propozycji zamówień i raportów rotacji. To tam powstaje lista braków i to tam ustawiasz, ile towaru sklep chce utrzymywać. Jeśli tych modułów nie używasz, zaczynasz zostawiać pieniądze na stole jeszcze zanim wybierzesz dostawcę.

Warto rozpisać ten podział pracy wprost, bo dopiero wtedy widać, że żaden wierzchołek nie wymaga zgadywania. Każdy ma swojego właściciela i swoje narzędzie.

Zwieńczenie procesu, kup tę listę najtaniej

Kiedy lista zamówienia już istnieje, zaczyna się rola SprytnegoKupca i trzeci wymiar trójkąta, czyli cena. Sprytny podział porównuje oferty wszystkich Twoich dostawców i dzieli koszyk na najtańsze źródła, a Historia i Analiza Cen pokazuje, czy dzisiejsza cena zakupu jest okazją na tle historycznych minimów i średnich. Dzięki temu decyzję „kupić więcej, bo promocja” podejmujesz na liczbach, nie na wyczuciu handlowca.

Ważne rozgraniczenie. SprytnyKupiec nie generuje zamówień i nie podpowiada ilości. Ilości ustala Twój program magazynowy i Ty. My pilnujemy, żeby każda pozycja z tej listy została kupiona jak najtaniej i żeby okazja, gdy się pojawi, nie umknęła przez brak porównania.

Okazja policzona na liczbach

Pokażmy drugi wierzchołek na konkretach. Dostawca daje na dobrze rotującym produkcie promocję 8 procent, ale tylko przy zakupie trzytygodniowego zapasu zamiast zwykłego pięciodniowego. Klasyczny system powie „nie”, bo patrzy wyłącznie na wartość magazynu. Trójkąt Zapasów każe policzyć obie strony.

Po stronie zysku masz 8 procent taniej na całej partii, która i tak się sprzeda, bo produkt rotuje. Po stronie kosztu masz kilkanaście dni dodatkowego magazynowania, czyli zamrożony kapitał i miejsce na półce oraz zapleczu. W praktyce przy szybko rotującym towarze zysk z okazji niemal zawsze przewyższa ten koszt, o ile nie kupujesz zapasu na miesiące i nie blokujesz miejsca potrzebnego grupie A. Kluczowe jest to, żeby decyzję podjąć na liczbach, a nie na przeczuciu handlowca, który akurat chce wyrobić target.

Które towary zasługują na uwagę

Masz czarno na białym, które grupy towarów rotują szybko i przynoszą największą marżę, a które tylko zajmują półkę. Klasy rotacji widać wprost przy produktach w ofercie. To one podpowiadają, gdzie dostępność jest święta, a gdzie spokojnie można ograniczyć zamówienia. Jak wyznaczyć te grupy metodycznie, pokazujemy w analizie ABC/XYZ na realnym sklepie, a szerszy kontekst decyzji opartych na danych rozwijamy w tekście Podejmuj trafne decyzje w oparciu o dane. Osobnym przypadkiem są szczyty sezonowe, kiedy dostępność waży najwięcej, co pokazujemy na przykładzie zatowarowania sklepu na upały.

Podsumowanie

Trójkąt Zapasów to przede wszystkim podział pracy. Dostępność i ilości pilnuje program magazynowy. Okazje cenowe i najtańsze źródło zakupu pilnuje SprytnyKupiec. Kapitał z grupy C uwalniasz decyzjami asortymentowymi popartymi danymi. Żaden z wierzchołków nie wymaga zgadywania, a to właśnie zgadywanie kosztuje w handlu najwięcej.