Zacznij odzyskiwać marżę na każdym zamówieniu
Konfiguracja w 15 minut. Widzisz najtańsze warianty, Sprytny podział układa koszyk, Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem.
14-dniowy darmowy okres próbny
Możesz anulować w każdej chwili
Bez karty
Zarządzanie zapasami, nie minimalizuj magazynu, maksymalizuj okazje
Zakupy i Marża
Kamil Góral
4 mar 2021
5 min
U Twojego dostawcy rusza mocna promocja na produkt, który świetnie rotuje. Klasyczny system magazynowy patrzy na stany i mówi „nie zamawiaj, masz zapas na 5 dni”. Okazja przepada, a konkurencja, która kupiła na promocji, przez następny miesiąc ma na tej pozycji kilka punktów marży więcej. Ta sama półka, ten sam klient, inny wynik.
To nie jest wada konkretnego programu, to wada filozofii. Klasyczne podejście do magazynu optymalizuje jedno, czyli minimalną wartość zapasów. W przemyśle czy w logistyce to sensowny cel. W handlu spożywczym to za mało, bo pusta półka i przegapiona okazja kosztują więcej niż koszt trzymania towaru przez kilka dni. Potrzebny jest balans trzech celów, który nazywamy Trójkątem Zapasów.
Trójkąt Zapasów, czyli trzy cele zamiast jednego
- •Dostępność towaru. Pusta półka to nie oszczędność, to utracona sprzedaż i klient, który kupi u konkurencji. Dla produktów z grupy A dostępność jest ważniejsza niż niski stan.
- •Wykorzystanie okazji rynkowych. Gdy cena zakupu jest wyjątkowo dobra, warto kupić więcej, niż wynika z bieżącego popytu. Zysk z okazji często przewyższa koszt magazynowania.
- •Uwalnianie kapitału z towarów zalegających. Pieniądze zamrożone w grupie C nie pracują. Trzeba je systematycznie odzyskiwać wyprzedażą i redukcją asortymentu.
Każdy wierzchołek ciągnie w inną stronę i właśnie dlatego zarządzanie zapasami „na czuja” zawodzi. Człowiek konsekwentnie przecenia jeden cel kosztem dwóch pozostałych. Ostrożny kierownik zamawia za mało i traci sprzedaż. Odważny zamawia za dużo i zamraża kapitał. Bez liczb trudno trzymać wszystkie trzy cele w równowadze naraz.
Minimalny stan magazynu to nie to samo co maksymalny zysk. Sklep, który optymalizuje wyłącznie wartość zapasów, oszczędza na kapitale, ale płaci utraconą sprzedażą i przegapionymi promocjami. Zysk rodzi się w równowadze trzech celów, nie w jednym z nich.
Gdzie mieszkają te dane i rola programu magazynowego
Pierwsze dwa wierzchołki trójkąta obsługuje Twój program magazynowy. Nowoczesne systemy jak PC-Market czy KC-Firma mają moduły stanów minimalnych, propozycji zamówień i raportów rotacji. To tam powstaje lista braków i to tam ustawiasz, ile towaru sklep chce utrzymywać. Jeśli tych modułów nie używasz, zaczynasz zostawiać pieniądze na stole jeszcze zanim wybierzesz dostawcę.
Warto rozpisać ten podział pracy wprost, bo dopiero wtedy widać, że żaden wierzchołek nie wymaga zgadywania. Każdy ma swojego właściciela i swoje narzędzie.
Kto pilnuje którego wierzchołka
Cel
Co trzeba wiedzieć
Kto to pilnuje
Dostępność
Stany minimalne, rotacja
Program magazynowy
Okazje cenowe
Czy dzisiejsza cena to okazja
SprytnyKupiec
Uwalnianie kapitału
Które grupy zalegają
Decyzje asortymentowe
Dostępność
Co trzeba wiedzieć
Stany minimalne, rotacja
Kto to pilnuje
Program magazynowy
Okazje cenowe
Co trzeba wiedzieć
Czy dzisiejsza cena to okazja
Kto to pilnuje
SprytnyKupiec
Uwalnianie kapitału
Co trzeba wiedzieć
Które grupy zalegają
Kto to pilnuje
Decyzje asortymentowe
Zwieńczenie procesu, kup tę listę najtaniej
Kiedy lista zamówienia już istnieje, zaczyna się rola SprytnegoKupca i trzeci wymiar trójkąta, czyli cena. Sprytny podział porównuje oferty wszystkich Twoich dostawców i dzieli koszyk na najtańsze źródła, a Historia i Analiza Cen pokazuje, czy dzisiejsza cena zakupu jest okazją na tle historycznych minimów i średnich. Dzięki temu decyzję „kupić więcej, bo promocja” podejmujesz na liczbach, nie na wyczuciu handlowca.
Ważne rozgraniczenie. SprytnyKupiec nie generuje zamówień i nie podpowiada ilości. Ilości ustala Twój program magazynowy i Ty. My pilnujemy, żeby każda pozycja z tej listy została kupiona jak najtaniej i żeby okazja, gdy się pojawi, nie umknęła przez brak porównania.
Okazja policzona na liczbach
Pokażmy drugi wierzchołek na konkretach. Dostawca daje na dobrze rotującym produkcie promocję 8 procent, ale tylko przy zakupie trzytygodniowego zapasu zamiast zwykłego pięciodniowego. Klasyczny system powie „nie”, bo patrzy wyłącznie na wartość magazynu. Trójkąt Zapasów każe policzyć obie strony.
Po stronie zysku masz 8 procent taniej na całej partii, która i tak się sprzeda, bo produkt rotuje. Po stronie kosztu masz kilkanaście dni dodatkowego magazynowania, czyli zamrożony kapitał i miejsce na półce oraz zapleczu. W praktyce przy szybko rotującym towarze zysk z okazji niemal zawsze przewyższa ten koszt, o ile nie kupujesz zapasu na miesiące i nie blokujesz miejsca potrzebnego grupie A. Kluczowe jest to, żeby decyzję podjąć na liczbach, a nie na przeczuciu handlowca, który akurat chce wyrobić target.
Okazja cenowa jest realna tylko wtedy, gdy produkt naprawdę rotuje. Ten sam rabat 8 procent na towarze z grupy C to nie okazja, tylko elegancki sposób na zamrożenie kapitału w czymś, co i tak zalegało na półce.
Które towary zasługują na uwagę
Masz czarno na białym, które grupy towarów rotują szybko i przynoszą największą marżę, a które tylko zajmują półkę. Klasy rotacji widać wprost przy produktach w ofercie. To one podpowiadają, gdzie dostępność jest święta, a gdzie spokojnie można ograniczyć zamówienia. Jak wyznaczyć te grupy metodycznie, pokazujemy w analizie ABC/XYZ na realnym sklepie, a szerszy kontekst decyzji opartych na danych rozwijamy w tekście Podejmuj trafne decyzje w oparciu o dane.
Podsumowanie
Trójkąt Zapasów to przede wszystkim podział pracy. Dostępność i ilości pilnuje program magazynowy. Okazje cenowe i najtańsze źródło zakupu pilnuje SprytnyKupiec. Kapitał z grupy C uwalniasz decyzjami asortymentowymi popartymi danymi. Żaden z wierzchołków nie wymaga zgadywania, a to właśnie zgadywanie kosztuje w handlu najwięcej.
Masz pytania? Mamy na nie odpowiedzi.
Najczęściej zadawane pytania
Tylko częściowo. Niski magazyn oszczędza kapitał, ale kosztem utraconej sprzedaży przy brakach i przegapionych promocji u dostawców. Lepszy jest balans trzech celów: dostępności, wykorzystania okazji cenowych i uwalniania kapitału z towarów zalegających.
Gdy cena zakupu jest wyraźnie niższa od typowej, a produkt dobrze rotuje. Historia cen zakupu pokazuje, czy dzisiejsza oferta jest realną okazją na tle historycznych minimów i średnich, a zysk z okazji często przewyższa koszt krótkiego magazynowania.
Nie. Propozycje ilości i stany minimalne to zadanie programu magazynowego, na przykład PC-Market czy KC-Firma. SprytnyKupiec przejmuje gotową listę zamówienia i dba o to, żeby każda pozycja została kupiona najtaniej u właściwego dostawcy.
Decyduje udział w marży i rotacja. Produkty z grupy A trzymasz zawsze, bo ich brak to utracona sprzedaż. Produkty wolno rotujące o niskim udziale w marży to kandydaci do redukcji, a analiza ABC/XYZ pozwala rozdzielić jedne od drugich na liczbach.
Bezpłatny eBook
Jak negocjować z dostawcami FMCG
Praktyczny materiał PDF do pobrania bez opłat. Rozwija temat tego wpisu.
Pobierz eBookPowiązane artykuły
Zatowarowanie na upały. Jak sklep spożywczy zarabia na lecie zamiast gonić braki
Fala upałów potrafi w kilka dni podnieść sprzedaż wody i lodów o kilkadziesiąt procent, ale tylko w sklepach, które zamówiły towar tydzień wcześniej. Zobacz plan zapasu, chłodu i zamówień na letni szczyt.
Czytaj więcejJak zwiększyć sprzedaż w sklepie spożywczym bez wojny cenowej
Większość sklepów walczy ceną, choć to nie cena decyduje o wyborze klienta. Sprawdź pięć sprawdzonych obszarów wzrostu sprzedaży, które nie wymagają obniżek.
Czytaj więcejZacznij odzyskiwać marżę na każdym zamówieniu
Konfiguracja w 15 minut. Widzisz najtańsze warianty, Sprytny podział układa koszyk, Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem.
14-dniowy darmowy okres próbny
Możesz anulować w każdej chwili
Bez karty