Podejmuj trafne decyzje w oparciu o dane, nie przeczucie

Mniej niż co trzecia firma w Polsce korzysta z systemu klasy ERP, a wśród małych przedsiębiorstw zatrudniających od 10 do 49 osób jest to zaledwie około 21 procent. Wśród dużych organizacji odsetek sięga 87 procent. Odczytaj te liczby na odwrót. Przewagę, jaką daje praca na danych, konsumują dziś głównie duzi gracze, którzy i tak mają nad osiedlowym sklepem przewagę skali.

Paradoks polega na tym, że dane już masz. Każdy sklep z PC-Market czy KC-Firmą siedzi na latach historii sprzedaży, cen zakupu i rotacji. Pytanie nie brzmi „skąd wziąć dane”, tylko „dlaczego z nich nie korzystam przy decyzjach”. Odpowiedź zwykle jest ta sama. Brakuje czasu, narzędzia i nawyku, a nie samych informacji.

Wykres pokazuje przepaść, która ma realne konsekwencje. Im mniejsza firma, tym rzadziej decyzje opiera na danych, a częściej na przeczuciu. W handlu spożywczym, gdzie marże są cienkie, ta różnica przekłada się wprost na to, kto przetrwa kolejne trudne lata.

Czym właściwie jest system ERP

To oprogramowanie, które łączy różne obszary działalności i wspiera zarządzanie przez dostarczanie danych oraz ich analizę. Decyzje podejmowane w oparciu o fakty poprawiają efektywność i redukują koszty, a uwolniony czas można przeznaczyć na to, co bezpośrednio przekłada się na wynik. Drugi atut to widok całego przedsiębiorstwa „jak na dłoni”, dzięki czemu łatwo dostrzec anomalie, produkty wiodące i te, z których należy zrezygnować.

Dla małego sklepu pełny ERP bywa jednak armatą na wróbla. Ważniejsze od nazwy systemu jest to, żeby dane, które już spływają do programu magazynowego, faktycznie brały udział w codziennych decyzjach o zamówieniu, cenie i asortymencie.

Co realnie daje praca na danych

Pięć efektów widać najszybciej, gdy sklep przestaje zgadywać, a zaczyna liczyć:

• •Niższe koszty pracy dzięki automatyzacji nudnych, żmudnych i czasochłonnych czynności.
• •Kontrola procesów, bo dane są zebrane w jednym miejscu i łatwe do przeszukania.
• •Szybsze decyzje, bo wszystkie informacje masz pod ręką, bez zgadywania.
• •Optymalizacja zaopatrzenia, bo moc obliczeniowa porównuje oferty kontrahentów za Ciebie.
• •Optymalizacja stanów, bo moduły propozycji zamówień obniżają wartość magazynu i zwiększają rotację.

Garnitur ma pasować do Ciebie

Nowoczesny przedsiębiorca ma spory wybór systemów, od Comarch po rozwiązania Microsoftu. Problemem bywa czas wdrożenia i brak dopasowania do specyfiki handlu spożywczego. System jest jak garnitur. Albo Ty dopasujesz się do garnituru, albo garnitur do Ciebie.

SprytnyKupiec idzie tą drugą drogą. Nie wymieniamy Twojego systemu, tylko łączymy się z tym, który już masz, i dokładamy warstwę analizy zakupowej. Porównujemy oferty Twoich dostawców, żebyś kupował w najniższych cenach, a historia cen zakupu pokazuje opłacalność każdej oferty na tle historycznych minimów i średnich. Propozycje ilości i stany minimalne zostają tam, gdzie ich miejsce, czyli w Twoim programie magazynowym.

Warto rozróżnić, które decyzje obsługuje która warstwa, bo to zdejmuje obawę, że trzeba wszystko wywracać do góry nogami.

Od czego zacząć

Nie od wielkiego projektu informatycznego. Wystarczy jeden dzień na zdalne wdrożenie i Twoje własne dane zaczynają na Ciebie pracować, od porównania cen dostawców po analizę cen zakupu w czasie. Pierwszy tydzień zwykle wystarcza, żeby zobaczyć, gdzie dotychczasowe decyzje „na czuja” kosztowały najwięcej. A kiedy już zobaczysz pierwszą taką lukę, trudno wrócić do zgadywania.

Co zwykle widać w pierwszym tygodniu

Najciekawsze jest to, że pierwsze wnioski rzadko dotyczą wielkich strategii. Dotyczą drobiazgów, które umykały latami. Sklep, który przez lata zamawiał pewną kategorię u jednego „sprawdzonego” dostawcy, nagle widzi czarno na białym, że u drugiego ta sama pozycja jest regularnie o kilka procent tańsza. Inny właściciel odkrywa, że produkt, który uważał za bestseller, ma świetny obrót, ale marżę tak niską, że realnie zarabia mniej niż niepozorna pozycja obok.

To są rzeczy, których nie widać w codziennym biegu sklepu, bo nikt nie ma czasu porównywać setek pozycji z pamięci. Dane pokazują je od razu, a każda taka pojedyncza korekta zamówienia czy ceny wraca co miesiąc, przez cały rok. Właśnie dlatego pierwszy tydzień pracy na własnych liczbach zwykle wystarcza, żeby przestać traktować analitykę jak fanaberię dużych firm.

Jak wygląda praca na danych w konkretnym obszarze zapasów, pokazujemy w tekście o Trójkącie Zapasów, a metodę segmentacji asortymentu rozkładamy w analizie ABC/XYZ.