Stany magazynowe
pod kontrolą

Magazyn karze za błędy w obie strony. Zamówisz za mało: klient odchodzi do konkurencji z całym koszykiem. Zamówisz za dużo: gotówka stoi na zapleczu i czeka na przeterminowanie. Ten przewodnik daje komplet narzędzi, żeby trzymać się bezpiecznego środka: procedury, wzory policzone na realnych kategoriach i progi alarmowe, które można ustawić jeszcze w tym tygodniu.

1. 01Dwa kosztowne problemy i wskaźniki wczesnego ostrzeganiaDiagnostyka braków i nadmiarów: po czym poznać kłopot, zanim zobaczysz go w wyniku.
2. 02Ile naprawdę kosztuje pusta półkaCo robi klient, gdy nie ma produktu, i dlaczego najdroższy jest brak na produktach codziennych.
3. 03Segmentacja ABC w 20 minutKilkanaście procent indeksów robi większość obrotu. Jak podzielić asortyment i ustawić rytm kontroli.
4. 04Punkt ponownego zamówienia i zapas bezpieczeństwaWzory policzone krok po kroku na czterech kategoriach: pieczywo, nabiał, napoje, chemia.
5. 05Mechanika zamawiania dzień po dniuPiła zapasu na wykresie: kiedy dokładnie składać zamówienie i jak weryfikować sugestie systemu.
6. 06Normy rotacji po kategoriiIle dni zapasu to norma, a ile alarm, oraz cztery ruchy, gdy towar stoi za długo.
7. 07Sezonowość, czyli lato, zima i świętaO ile i kiedy korygować parametry, żeby szczyt sprzedaży nie zastał Cię z pustym magazynem.
8. 08Przegląd tygodniowy w 15 minutStała procedura, która zastępuje gaszenie pożarów. Minuta po minucie.

Wskaźniki wczesnego ostrzegania

Zero sprzedaży przy stanie dodatnim

Produkt z niezerowym stanem nie pojawia się na paragonach 3 dni z rzędu: towar stoi na zapleczu, stan w systemie jest błędny albo półka jest źle wyeksponowana. Sprawdź fizycznie.

≥ 3 dni

Zapas ponad 15 dni sprzedaży

Dla produktów szybko rotujących (nabiał, wędlina, napoje) to próg, od którego rośnie ryzyko przeterminowania i przecen. Zmniejsz następne zamówienie.

> 15 dni

Zamówienie większe niż zwykle

Pozycja zamówiona o ponad 40% powyżej średniej z ostatnich 4 zamówień: sezon, promocja czy literówka operatora? Zweryfikuj przed wysłaniem do dostawcy.

+40%

Pusta półka nie zawsze oznacza stratę całej sprzedaży, ale prawie zawsze oznacza jakąś stratę. Międzynarodowe badania dostępności półkowej (m.in. analizy ECR, organizacji zrzeszającej handel i producentów) opisują spójny wzorzec zachowań:

Zamiennik ratuje transakcję, ale nie ratuje zaufania. Najdroższa pozycja w tym zestawieniu to druga: klient, który po chleb, mleko albo swoje piwo pójdzie do konkurencji, zabiera tam cały koszyk. A kupujący, który 2-3 razy z rzędu nie zastanie produktu codziennego, zmienia sklep na stałe. To reguła znana każdemu praktykowi handlu.

W typowym sklepie spożywczym niewielka część indeksów robi większość obrotu. To zasada Pareto w wersji półkowej: pilnowanie wszystkich 3 tysięcy indeksów z równą uwagą to marnowanie czasu na 80% pozycji, które wybaczają błędy, i za mało uwagi dla 20%, które nie wybaczają.

Segmentacja w 20 minut

1. 1Wyeksportuj sprzedaż z 90 dniraport wartości sprzedaży po indeksie z ostatniego kwartału. Krótszy okres zafałszuje wynik jedną promocją, dłuższy zamaże zmiany asortymentu.
2. 2Posortuj malejąco i kumulujindeksy, które łącznie robią pierwsze 80% obrotu, to grupa A. Kolejne do 95% to grupa B. Reszta to grupa C.
3. 3Przypisz rytm kontroligrupa A: stan i braki sprawdzane codziennie. Grupa B: co 2-3 dni. Grupa C: raz w tygodniu, przy okazji zamówienia zbiorczego.
4. 4Powtarzaj co kwartał i per sklepw sieci 3-10 placówek ta sama wędlina bywa w grupie A w jednym sklepie i w C w innym. Segmentuj każdy sklep osobno, nie po sumie sieci.

Punkt ponownego zamówienia (w skrócie ROP, od ang. nazwy tego wskaźnika) to stan magazynowy, przy którym składasz zamówienie, zanim towaru zabraknie. Liczysz go raz na kwartał, system pilnuje codziennie.

1. 1Dzienny popytśrednia sprzedaż sztukowa z ostatnich 4 tygodni, z pominięciem dni promocyjnych. Promocje planujesz osobno, nie zaszywasz ich w średniej.
2. 2Czas dostawyliczba dni od złożenia zamówienia do przyjęcia towaru dokumentem PZ (przyjęcie zewnętrzne). Licz realny czas z ostatnich dostaw, nie deklaracje handlowca.
3. 3Zapas bezpieczeństwapoduszka na dni, gdy sprzedaż skoczy albo dostawa się spóźni. Dla produktów szybko rotujących wg praktyki rynkowej: równowartość 2-3 dni popytu. Zwiększ przy długim czasie dostawy, dużej zmienności sprzedaży i przed sezonem.

Stan magazynowy zdrowego produktu wygląda jak zęby piły: spada wraz ze sprzedażą, rośnie skokowo przy dostawie. Cała sztuka polega na tym, żeby zamówienie wychodziło w dniu przebicia progu ROP, a nie wtedy, gdy ktoś zauważy pustą półkę.

1. 1System porównuje stan z progiemcodziennie, dla każdego indeksu i każdego sklepu osobno. Ręczne przeglądanie stanów zostaw do audytów, nie do codzienności.
2. 2Sugestia zamówienia trafia do Ciebiez ilością wyliczoną z popytu i wielkości opakowania zbiorczego dostawcy.
3. 3Weryfikujesz wyjątki i zatwierdzasznadchodząca promocja, długi weekend, zmiana pogody: to korekty w górę. Kończący się sezon: korekta w dół. Rutynę zatwierdzasz bez zmian.

Rotacja liczona w dniach mówi, na ile dni sprzedaży wystarczy obecny zapas. To najprostszy wskaźnik zdrowia magazynu: jedna liczba na kategorię, porównywalna między sklepami sieci.

Cztery ruchy, gdy rotacja przekroczy alarm

• ✓Zmniejsz następne zamówienie albo je pomiń: najtańszy sposób redukcji nadmiaru to nie dokładać nowego.
• ✓Popraw ekspozycję i rozważ przecenę z wyprzedzeniem: produkt sprzedany przed terminem z niższą marżą bije produkt zutylizowany po terminie.
• ✓Sprawdź duplikaty i błędy stanu: ten sam towar pod dwoma indeksami albo błędne przyjęcie potrafią udawać nadmiar.
• ✓W sieci: przesuń towar między sklepami. Nadmiar w jednej placówce bywa brakiem w drugiej; przesunięcie międzysklepowe kosztuje mniej niż przecena.

Największe błędy magazynowe w spożywce nie biorą się ze złych wzorów, tylko z parametrów ustawionych na inną porę roku. Próg zamówienia policzony na kwietniowej sprzedaży wody nie ma szans w czerwcowy upał.

Codzienność załatwiają progi i sugestie zamówień. Raz w tygodniu siadasz nad raportem na kwadrans, żeby wyłapać to, czego progi nie widzą: trendy, wyjątki i parametry do korekty. Wg praktyki rynkowej taki krótki, regularny przegląd daje większość wartości pełnego audytu magazynowego.

0-3′

Eksport dwóch raportów. Stany bieżące ze sprzedażą z 7 dni oraz lista pozycji bez sprzedaży przy stanie dodatnim. W sieci: per sklep, nie suma.

3-7′

Grupa A pod lupą. Braki, stany poniżej progu ROP i pozycje z zerową sprzedażą. Każdy problem w grupie A dostaje decyzję dziś: domówienie, korekta stanu albo sprawdzenie półki.

7-11′

Nadmiary. Pozycje powyżej alarmu rotacji z rozdziału 06. Wybierz jeden z czterech ruchów: mniejsze zamówienie, ekspozycja lub przecena, korekta błędu, przesunięcie między sklepami.

11-13′

Parametry. Zbliża się sezon, promocja albo długi weekend? Skoryguj ROP i zapas bezpieczeństwa dla kategorii, których to dotyczy.

13-15′

Lista decyzji. Zapisz zmiany z datą i pozycje do obserwacji na kolejny tydzień. Pięć zapisanych decyzji tygodniowo to po kwartale ponad sześćdziesiąt świadomych ruchów zamiast gaszenia pożarów.