Audyt magazynu, szablon do druku

Większość sklepów odkłada remanent, bo kojarzy się z zamkniętymi drzwiami, chaosem i nocą nad kartkami. Ten szablon odwraca kolejność: najpierw przygotowanie i podział na strefy, potem liczenie strefa po strefie przy działającym sklepie, na końcu raport, z którego wynika konkretny plan działań. Formularze z rozdziału 07 wydrukuj przed spisem, resztę przeczytaj raz i wracaj do niej przy każdej inwentaryzacji.

1. 01Ile kosztuje bałagan w magazynieCztery rodzaje audytu, skala ubytków i po czym poznać, że pora na pełny spis.
2. 02Skąd znikają pieniądzeStruktura ubytków w handlu i trzy dziury, które zatyka dobrze zrobiony remanent.
3. 03Przygotowanie tydzień przed i dzień przedListy kontrolne, dzięki którym dzień spisu nie zaczyna się od szukania długopisów.
4. 04Zespół i roleKto liczy, kto zapisuje, kto zatwierdza. Skład zespołu wg wielkości sklepu.
5. 05Podział na strefy A-DPięć gotowych wzorów podziału dla różnych rozmiarów i układów sklepu.
6. 06Plan dnia od 7 do 17Siedem etapów remanentu z listą działań i osobą odpowiedzialną za każdy.
7. 07Cztery formularze do drukuKarta spisowa, protokół rozbieżności, lista braków i raport końcowy.
8. 08Analiza wyników i kontrola między spisamiJak czytać odchylenia i jak nie stracić dokładności do następnego remanentu.

Każdy karton na zapleczu to pieniądze, które już wydałeś, a które jeszcze nie wróciły z kasy. Dopóki stany w systemie zgadzają się z półką, tą gotówką da się zarządzać: zamawiasz tyle, ile schodzi, i widzisz, co zalega. Kiedy przestają się zgadzać, zamawiasz w ciemno, a różnica między systemem a rzeczywistością to zwykle towar, za który zapłaciłeś i którego już nie ma.

Cztery rodzaje audytu i kiedy je stosować

Remanent nie służy tylko temu, żeby policzyć towar. Służy temu, żeby ustalić, którą dziurą wypływają pieniądze, bo każda wymaga innej naprawy. Analizy strat w handlu detalicznym wskazują dość spójną strukturę:

Trzy dziury, które zatyka dobrze zrobiony spis

1. 1Przyjęcie towarudostawa przyjęta zbiorczo, bez przeliczenia, to najczęstsze źródło rozbieżności. Brakujące 2 kartony z dostawy wyglądają w systemie identycznie jak kradzież z półki. Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawiaj po przeliczeniu, nie po podpisaniu kwitu kierowcy.
2. 2Ewidencja odpisówprzeterminowane i uszkodzone produkty wyrzucane bez odpisu w systemie zawyżają stany. Po kilku miesiącach system twierdzi, że masz pełną półkę jogurtów, których nie ma od dawna.
3. 3Rotacja datbrak zasady FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wychodzi) sprawia, że świeża dostawa przykrywa starszy towar, a straty rosną po cichu z tyłu półki.

Remanent, który się udaje, jest wygrany zanim ktokolwiek zacznie liczyć. Dwie listy poniżej odhaczaj dosłownie: każdy pominięty punkt wraca w dniu spisu jako godzina opóźnienia.

Tydzień przed spisem

1. 1Wybierz datę po najsłabszym dniu tygodniazwykle poniedziałek lub wtorek: stany są najniższe po weekendzie, więc liczenie idzie szybciej, a zamrożenie dostaw najmniej boli.
2. 2Wyhamuj zamówieniaostatnie duże zamówienie tak, by dostawy zeszły najpóźniej na dwa dni przed spisem. W dniu spisu żadnych przyjęć towaru.
3. 3Uporządkuj zapleczejeden produkt w jednym miejscu, kartony frontem z opisem, towar do zwrotu i reklamacji w osobnej, oznaczonej strefie kwarantanny.
4. 4Wydrukuj formularze i przydziel ludzikarty spisowe po jednej na strefę (rozdział 07), grafik zespołu na dzień spisu potwierdzony imiennie (rozdział 04).

Dzień przed spisem

• ✓Zamknij przyjęcia: od tej chwili żadna dostawa nie wjeżdża na stan aż do zakończenia spisu
• ✓Wprowadź zaległe dokumenty: wszystkie faktury, odpisy i zwroty muszą być w systemie przed liczeniem
• ✓Odpisz oczywiste straty: przeterminowane i uszkodzone produkty zdejmij ze stanu dziś, nie licz ich jutro
• ✓Oznacz granice stref taśmą i tabliczkami wg wzoru z rozdziału 05
• ✓Przygotuj sprzęt: podkładki, długopisy, kalkulator, drabinka, waga do świeżego, zapasowe karty

Najczęstszy błąd organizacyjny: wszyscy robią wszystko. W dobrym spisie każda osoba ma jedną rolę i nie wchodzi w cudzą. Instrukcje poniżej możesz przeczytać zespołowi na briefingu słowo w słowo.

1. 1Kierownik spisu (właściciel lub kierownik zmiany)planuje strefy, prowadzi briefing, rozstrzyga wątpliwości i jako jedyny zatwierdza korekty stanów. Nie liczy: krąży między strefami i pilnuje harmonogramu.
2. 2Para spisowa (liczący + zapisujący)jedna osoba liczy na głos, druga zapisuje na karcie. Nigdy jedna osoba w obu rolach: samokontrola nie istnieje. Para nie zna stanów systemowych (liczenie w ciemno), więc nie może podświadomie „dociągać” wyniku.
3. 3Operator systemuwprowadza karty do komputera na bieżąco, porównuje ze stanem ewidencyjnym i odsyła do podwójnego liczenia każdą rozbieżność powyżej progu (50 zł lub 5 szt.). Prowadzi listę korekt ze sprzedaży w trakcie spisu.
4. 4Kontroler świeżego (w sklepach z ladą)waży i spisuje ladę, pieczywo, warzywa i garmażerkę na osobnej karcie. Szacunki ubytków naturalnych (obsychanie, okrawki) zapisuje osobno, nie miesza ich z rozbieżnościami.

Strefa to obszar, który jedna para liczy od początku do końca, bez przeskakiwania. Cztery strefy (A-D) to podział, który sprawdza się w większości sklepów niezależnych: wystarczająco drobny, by zamykać dla klientów tylko kawałek sali, i wystarczająco gruby, by nie mnożyć kart. Wybierz wzór najbliższy Twojemu układowi i dopasuj granice:

Zasady strefowania, które eliminują podwójne liczenie

• ✓Granice widoczne fizycznie: taśma na podłodze albo kartka na regale; „mniej więcej tutaj” kończy się liczeniem tej samej półki dwa razy
• ✓Jedna strefa = jedna para = jedna karta. Para kończy strefę w całości, zanim przejdzie dalej
• ✓Strefa policzona = oznaczona: kartka POLICZONO z godziną i podpisem pary; nikt tam już nie dokłada towaru
• ✓Świeże licz najpierw (rano, przed szczytem ruchu), alkohol i chemię na końcu, bo rotują najwolniej
• ✓Ekspozycje promocyjne i końcówki palet przypisz do strefy, w której stoją fizycznie, nie do kategorii produktu

Plan zakłada sklep średniej wielkości i zespół 5-osobowy (wzór 2 lub 3 z rozdziału 05). W mniejszym sklepie etapy się skracają, ale ich kolejność i progi zostają bez zmian.

7:00

Briefing zespołu. Podział stref A-D, rozdanie wydrukowanych kart spisowych, przypomnienie zasad: liczenie w ciemno, jedna strefa do końca, wątpliwości do kierownika. Odpowiada: kierownik spisu.

8:30

Strefowanie. Zamknięcie pierwszej strefy dla klientów, taśma i tabliczki, ustawienie punktu korekt przy kasie (lista tego, co sprzedano z liczonej strefy). Odpowiada: kierownik + pary spisowe.

10:00

Liczenie I. Pierwsza runda strefa po strefie: od lewej do prawej, półka po półce, od góry do dołu. Bez przerw w połowie regału i bez dygresji. Odpowiadają: pary spisowe.

12:30

Weryfikacja. Operator porównuje karty ze stanem systemowym. Każda rozbieżność powyżej 50 zł wartości lub 5 sztuk wraca do podwójnego liczenia przez INNĄ parę niż ta, która liczyła pierwotnie. Odpowiada: operator systemu.

14:00

Liczenie II. Powtórka stref problemowych, spisanie listy braków dla towaru uszkodzonego i przeterminowanego znalezionego w trakcie (formularz 3). Odpowiadają: pary + kierownik.

16:30

Analiza danych. Zestawienie spisu ze stanem ewidencyjnym, raport rozbieżności, interpretacja wg tabeli z rozdziału 08. Odpowiadają: kierownik + operator.

17:00

Zamknięcie. Raport końcowy (formularz 4) podpisany przez kierownika, plan działań naprawczych z datami i osobami na najbliższy tydzień. Odpowiada: kierownik spisu.

Formularz 1 · Karta spisowa (drukuj 1 na strefę)

• •Nagłówek karty: strefa, data, para spisowa (imiona), godzina rozpoczęcia i zakończenia
• •Kolumny „System” i „Różnica” wypełnia wyłącznie operator, po oddaniu karty: para liczy w ciemno
• •„Licz. II” tylko dla pozycji odesłanych do weryfikacji; liczy inna para niż za pierwszym razem

Formularz 2 · Protokół rozbieżności (próg 50 zł lub 5 szt.)

Formularz 3 · Lista braków (towar do odpisu)

• •Przyczyna zawsze jedną z listy: przeterminowanie · uszkodzenie · ubytek naturalny · brak niewyjaśniony
• •Braki wyceniaj w cenach zakupu netto: tyle realnie kosztowała Cię ta strata

Formularz 4 · Raport końcowy inwentaryzacji

Pełny spis raz na kwartał sam nie utrzyma porządku: dokładność stanów zaczyna się sypać od pierwszego tygodnia po remanencie. Utrzymuje ją spis rotacyjny: co tydzień jedna para przelicza jedną strefę (ok. 20% asortymentu), zawsze inną, według tych samych kart z rozdziału 07.