Inwentaryzator zamiast kartki, czyli pierwszy krok do cyfryzacji zamówień

Według danych SprytnegoKupca co trzeci sklep wciąż zamawia „na oko”. Zeszyt, długopis i telefon do przedstawiciela. Kierowniczka jednego z małopolskich sklepów sieci Lewiatan ujmuje to krótko:

„Można było w ten sposób pracować, lecz odbywało się to kosztem czasu i nerwów.”

To drugi szczebel Drabiny Cyfryzacji Zamówień. Inwentaryzator, czyli mały skaner albo aplikacja w telefonie. Najtańsza zmiana, jaką sklep może wprowadzić w zamówieniach, i jedna z najszybciej zwracających się. Co ważne, nie wymaga od nikogo nauki nowego zawodu, a mimo to usuwa z procesu jego najbardziej kosztowną część, czyli człowieka przepisującego cyfry z pamięci.

Kartka, która zawsze się gubi

Każdy pracownik sklepu zna ten scenariusz. Kierownik chodzi między regałami i notuje braki w zeszycie, potem siada do telefonu i dyktuje zamówienie. Pomyłki w liczbach, błędy w kodach, rozmowa prowadzona w biegu między jednym a drugim klientem. Efekt jest przewidywalny. Przyjeżdża nie to, co powinno, a reklamacja zajmuje więcej czasu niż samo zamówienie.

Najgorsze jest to, że tych strat nie widać na żadnym rachunku. Nikt nie księguje „30 minut na poprawianie pomyłki” ani „paleta wody w złym wariancie, która teraz zajmuje zaplecze”. Koszt jest realny, ale rozproszony, więc łatwo udawać, że go nie ma. Do pierwszego gorszego tygodnia.

Ten sam gest, tylko szybciej

Inwentaryzator nie wymaga zmiany przyzwyczajeń i to jest jego największa siła. Zamiast kartki masz w dłoni urządzenie albo telefon. Zamiast przepisywać kody, skanujesz je w sekundę, dopisujesz ilość i lista zamówienia tworzy się sama. Można ją zapisać w systemie, wysłać do hurtowni lub wydrukować.

Sedno pracy zostaje takie samo. Kierownik nadal obchodzi sklep, nadal patrzy na półki, nadal decyduje, czego brakuje. Zmienia się tylko to, że między jego okiem a zamówieniem nie ma już zeszytu, telefonu i drugiej osoby przepisującej dane. Znika ogniwo, w którym najczęściej rodzi się błąd.

Co realnie zyskuje sklep

Cztery korzyści widać już w pierwszym tygodniu pracy ze skanerem:

• •Dokładność. Koniec błędów przy przepisywaniu kodów, bo kod czyta urządzenie, nie oko zmęczonego kierownika.
• •Szybkość. Skan i liczba zamiast długich notatek i telefonicznego dyktowania.
• •Mobilność. Zamówienie powstaje w trakcie pracy na sali sprzedaży, a nie wieczorem przy biurku.
• •Gotowa lista. Od razu trafia do programu magazynowego, bez ręcznego przepisywania po raz drugi.

Są też ograniczenia i warto je znać przed zakupem. Sklep nadal trzeba obejść i sprawdzić braki, bo skaner nie wie, że mleka zostały trzy sztuki, dopóki ktoś tam nie zajrzy. Inwentaryzator nie porówna też cen ani nie podpowie, u kogo kupić taniej. To wciąż decyzja kierownika.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Sprzęt kosztuje od kilkuset złotych do kilku tysięcy, zależnie od marki i funkcji. W zamian sklep odzyskuje kilkanaście godzin pracy miesięcznie. Przy stawce 35 zł za godzinę to kilkaset złotych co miesiąc, więc tańsze modele spłacają się w kwartał, a często szybciej, jeśli doliczyć uniknięte reklamacje i zwroty.

Poniżej pokazujemy to na typowych wartościach dla małego sklepu. To nie jest twardy pomiar z jednej placówki, tylko rząd wielkości, który powtarza się w rozmowach z właścicielami przechodzącymi z zeszytu na skaner.

Warto też znać moduł Mobilny Magazynier firmy Insoft, który w połączeniu z inwentaryzatorem obsługuje dostawy, zamówienia i inwentaryzacje. Im więcej czynności przejmuje jedno urządzenie, tym szybszy zwrot z inwestycji, bo ten sam sprzęt pracuje na kilku frontach naraz.

Lista jest cyfrowa, niech pracuje dalej

Kiedy zamówienie powstaje w pliku, a nie w zeszycie, otwiera się kolejny szczebel drabiny. Najpierw platformy B2B, a po nich automatyczne porównywanie cen wszystkich dostawców. Jeśli Twój sklep pracuje na PC-Market lub KC-Firmie, Import Zamówień w SprytnymKupcu przyjmie plik z inwentaryzatora i od razu porówna ceny, żeby ta sama lista została kupiona jak najtaniej.

To jest właściwy sposób myślenia o inwentaryzatorze. Nie jako o gadżecie, tylko jako o pierwszym miejscu, w którym Twoje dane o zamówieniach stają się cyfrowe. Dopiero cyfrowa lista może potem sama się porównać, podzielić i wysłać. Zeszyt tego nie potrafi.