Zacznij odzyskiwać marżę na każdym zamówieniu
Konfiguracja w 15 minut. Widzisz najtańsze warianty, Sprytny podział układa koszyk, Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem.
14-dniowy darmowy okres próbny
Możesz anulować w każdej chwili
Bez karty
Inwentaryzator zamiast kartki, czyli pierwszy krok do cyfryzacji zamówień
Technologia i Energia
Kamil Góral
2 paź 2025
5 min
Według danych SprytnegoKupca co trzeci sklep wciąż zamawia „na oko”. Zeszyt, długopis i telefon do przedstawiciela. Kierowniczka jednego z małopolskich sklepów sieci Lewiatan ujmuje to krótko:
„Można było w ten sposób pracować, lecz odbywało się to kosztem czasu i nerwów.”
To drugi szczebel Drabiny Cyfryzacji Zamówień. Inwentaryzator, czyli mały skaner albo aplikacja w telefonie. Najtańsza zmiana, jaką sklep może wprowadzić w zamówieniach, i jedna z najszybciej zwracających się. Co ważne, nie wymaga od nikogo nauki nowego zawodu, a mimo to usuwa z procesu jego najbardziej kosztowną część, czyli człowieka przepisującego cyfry z pamięci.
Kartka, która zawsze się gubi
Każdy pracownik sklepu zna ten scenariusz. Kierownik chodzi między regałami i notuje braki w zeszycie, potem siada do telefonu i dyktuje zamówienie. Pomyłki w liczbach, błędy w kodach, rozmowa prowadzona w biegu między jednym a drugim klientem. Efekt jest przewidywalny. Przyjeżdża nie to, co powinno, a reklamacja zajmuje więcej czasu niż samo zamówienie.
Najgorsze jest to, że tych strat nie widać na żadnym rachunku. Nikt nie księguje „30 minut na poprawianie pomyłki” ani „paleta wody w złym wariancie, która teraz zajmuje zaplecze”. Koszt jest realny, ale rozproszony, więc łatwo udawać, że go nie ma. Do pierwszego gorszego tygodnia.
Ten sam gest, tylko szybciej
Inwentaryzator nie wymaga zmiany przyzwyczajeń i to jest jego największa siła. Zamiast kartki masz w dłoni urządzenie albo telefon. Zamiast przepisywać kody, skanujesz je w sekundę, dopisujesz ilość i lista zamówienia tworzy się sama. Można ją zapisać w systemie, wysłać do hurtowni lub wydrukować.
Sedno pracy zostaje takie samo. Kierownik nadal obchodzi sklep, nadal patrzy na półki, nadal decyduje, czego brakuje. Zmienia się tylko to, że między jego okiem a zamówieniem nie ma już zeszytu, telefonu i drugiej osoby przepisującej dane. Znika ogniwo, w którym najczęściej rodzi się błąd.
Kartka i długopis a inwentaryzator
Narzędzie
Czas pracy
Ryzyko błędów
Wymaga komputera
Podpowiada ilości
Kartka i długopis
wysoki
wysokie
nie
nie
Inwentaryzator
średni
niskie
nie zawsze
nie
Kartka i długopis
Czas pracy
wysoki
Ryzyko błędów
wysokie
Wymaga komputera
nie
Podpowiada ilości
nie
Inwentaryzator
Czas pracy
średni
Ryzyko błędów
niskie
Wymaga komputera
nie zawsze
Podpowiada ilości
nie
Co realnie zyskuje sklep
Cztery korzyści widać już w pierwszym tygodniu pracy ze skanerem:
- •Dokładność. Koniec błędów przy przepisywaniu kodów, bo kod czyta urządzenie, nie oko zmęczonego kierownika.
- •Szybkość. Skan i liczba zamiast długich notatek i telefonicznego dyktowania.
- •Mobilność. Zamówienie powstaje w trakcie pracy na sali sprzedaży, a nie wieczorem przy biurku.
- •Gotowa lista. Od razu trafia do programu magazynowego, bez ręcznego przepisywania po raz drugi.
Są też ograniczenia i warto je znać przed zakupem. Sklep nadal trzeba obejść i sprawdzić braki, bo skaner nie wie, że mleka zostały trzy sztuki, dopóki ktoś tam nie zajrzy. Inwentaryzator nie porówna też cen ani nie podpowie, u kogo kupić taniej. To wciąż decyzja kierownika.
Inwentaryzator rozwiązuje problem przepisywania, ale nie problem ceny. Jeśli zamawiasz u kilku dostawców, sam skaner nie powie Ci, u którego dana pozycja jest dziś najtańsza. To zadanie kolejnych szczebli drabiny, nie samego skanera.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Sprzęt kosztuje od kilkuset złotych do kilku tysięcy, zależnie od marki i funkcji. W zamian sklep odzyskuje kilkanaście godzin pracy miesięcznie. Przy stawce 35 zł za godzinę to kilkaset złotych co miesiąc, więc tańsze modele spłacają się w kwartał, a często szybciej, jeśli doliczyć uniknięte reklamacje i zwroty.
Poniżej pokazujemy to na typowych wartościach dla małego sklepu. To nie jest twardy pomiar z jednej placówki, tylko rząd wielkości, który powtarza się w rozmowach z właścicielami przechodzącymi z zeszytu na skaner.
Warto też znać moduł Mobilny Magazynier firmy Insoft, który w połączeniu z inwentaryzatorem obsługuje dostawy, zamówienia i inwentaryzacje. Im więcej czynności przejmuje jedno urządzenie, tym szybszy zwrot z inwestycji, bo ten sam sprzęt pracuje na kilku frontach naraz.
Lista jest cyfrowa, niech pracuje dalej
Kiedy zamówienie powstaje w pliku, a nie w zeszycie, otwiera się kolejny szczebel drabiny. Najpierw platformy B2B, a po nich automatyczne porównywanie cen wszystkich dostawców. Jeśli Twój sklep pracuje na PC-Market lub KC-Firmie, Import Zamówień w SprytnymKupcu przyjmie plik z inwentaryzatora i od razu porówna ceny, żeby ta sama lista została kupiona jak najtaniej.
To jest właściwy sposób myślenia o inwentaryzatorze. Nie jako o gadżecie, tylko jako o pierwszym miejscu, w którym Twoje dane o zamówieniach stają się cyfrowe. Dopiero cyfrowa lista może potem sama się porównać, podzielić i wysłać. Zeszyt tego nie potrafi.
Masz pytania? Mamy na nie odpowiedzi.
Najczęściej zadawane pytania
Proste modele zaczynają się od kilkuset złotych, rozbudowane terminale z ekranem i oprogramowaniem kosztują kilka tysięcy. Dla małego sklepu na start wystarcza często aplikacja na telefon ze skanerem kodów, więc próg wejścia bywa bliski zeru.
Nie. Inwentaryzator przyspiesza spisywanie braków i eliminuje błędy przepisywania, ale ilości i wybór dostawcy pozostają decyzją kierownika. Rekomendacje ilości daje program magazynowy, a porównanie cen system taki jak SprytnyKupiec.
Tak. Lista zamówienia z inwentaryzatora trafia do programu magazynowego, a moduł Import Zamówień w SprytnymKupcu wczytuje taki plik i automatycznie porównuje ceny wszystkich dostawców sklepu.
Zwykle w kwartał. Sklep odzyskuje kilkanaście godzin pracy miesięcznie, a przy stawce około 35 zł za godzinę to kilkaset złotych oszczędności co miesiąc, do których dochodzą uniknięte reklamacje i pomyłki w dostawach.
Bezpłatny eBook
Automatyzacja zamówień w sklepie spożywczym
Praktyczny materiał PDF do pobrania bez opłat. Rozwija temat tego wpisu.
Pobierz eBookPowiązane artykuły
Zatowarowanie na upały. Jak sklep spożywczy zarabia na lecie zamiast gonić braki
Fala upałów potrafi w kilka dni podnieść sprzedaż wody i lodów o kilkadziesiąt procent, ale tylko w sklepach, które zamówiły towar tydzień wcześniej. Zobacz plan zapasu, chłodu i zamówień na letni szczyt.
Czytaj więcejJak zwiększyć sprzedaż w sklepie spożywczym bez wojny cenowej
Większość sklepów walczy ceną, choć to nie cena decyduje o wyborze klienta. Sprawdź pięć sprawdzonych obszarów wzrostu sprzedaży, które nie wymagają obniżek.
Czytaj więcejZacznij odzyskiwać marżę na każdym zamówieniu
Konfiguracja w 15 minut. Widzisz najtańsze warianty, Sprytny podział układa koszyk, Ty zatwierdzasz jednym kliknięciem.
14-dniowy darmowy okres próbny
Możesz anulować w każdej chwili
Bez karty