Optymalizacja zamówień FMCG

W handlu FMCG (produktami szybko rotującymi) zamówienia składa się codziennie, a mimo to w większości niezależnych sklepów wciąż powstają tak samo: z pamięci, z kartki, z „ile zwykle”. Ten poradnik zamienia zwyczaj na procedurę. Dostajesz wzór na trafne zamówienie, trzy produkty policzone od A do Z, zasady buforów na weekend i upały oraz plan automatyzacji, po którym kolejne zamówienie zajmuje mniej niż dwie minuty.

1. 01Ile naprawdę kosztuje ręczne zamawianie12-18 godzin miesięcznie w liczbach i trzy pułapki, które je zjadają: przepisywanie list, minima bez kontroli, rozliczenia w arkuszu.
2. 02Anatomia trafnego zamówieniaPięć parametrów zamiast „ile zwykle”: czas dostawy, zapas bezpieczeństwa, punkt zamówienia, minimum dostawcy i opakowanie zbiorcze.
3. 03Zamówienie policzone od A do ZMleko, piwo i szynka przeliczone wzorem krok po kroku, z zaokrągleniem do zgrzewki.
4. 04Zapas bezpieczeństwa i sezonJak działa punkt zamówienia w praktyce tygodnia i kiedy powiększać bufor: weekend, upały, święta.
5. 05Minima dostawców i opakowania zbiorczeKarta dostawcy, graniczne godziny zamówień i cztery wyjścia, gdy nie dobijasz do minimum.
6. 06Automatyzacja w 3 krokachIntegracja z magazynem, automatyczny podział zamówień i wysyłka do wszystkich dostawców naraz.
7. 07Wiele sklepów i cztery mityCo ustalać centralnie, co zostawić sklepom, oraz mity o automatyzacji, które blokują decyzję.

Ręczny proces nie boli jednego dnia. Boli sumą drobnych strat, które powtarzają się w każdym cyklu zamówienia. Trzy z nich odpowiadają za większość szkód:

1. 1Ręczne przepisywanie listkażdy dostawca ma inny kanał: platforma internetowa, wiadomość e-mail, telefon, przedstawiciel. Tę samą listę zakupów przepisujesz 5-8 razy, a każde przepisanie to okazja do literówki w indeksie, pomyłki w ilości albo pominięcia pozycji. Błąd wychodzi dopiero przy dostawie.
2. 2Minima i terminy bez kontrolidostawcy zmieniają minima zamówień, dni dostaw i graniczne godziny bez ostrzeżenia. Bez systemu dowiadujesz się o tym w najgorszym momencie: zamówienie odrzucone, a półka czeka do kolejnego okna dostawy, czasem 3-4 dni.
3. 3Rozliczenia w arkuszu kalkulacyjnympo przyjęciu towaru praca zaczyna się od nowa: ręczne porównywanie faktury z zamówieniem i dokumentem PZ (przyjęciem zewnętrznym). Różnice cen i braki w dostawie wychodzą po tygodniach, gdy trudno już cokolwiek reklamować.

Po czym poznasz, że proces Cię przerósł

• ✓Zamówienia składa tylko jedna osoba, bo tylko ona wie „ile zwykle”. Urlop albo choroba zatrzymuje zamawianie w całej sieci.
• ✓Braki na bestsellerach łatasz dorywczymi zakupami w pobliskiej hurtowni, zwykle po wyższych cenach niż u stałego dostawcy.
• ✓Faktura różni się od zamówienia, ale nikt nie ma czasu tego ścigać, więc różnice po cichu zostają po stronie sklepu.
• ✓Ten sam towar zamówiony dwa razy w jednym tygodniu zdarzył się w ostatnim kwartale więcej niż raz.

Trafne zamówienie to nie „ile zwykle”. To pięć parametrów, które razem decydują, czy towaru nie zabraknie i czy nie zostanie go za dużo. Wszystkie pięć masz w danych, które sklep już zbiera: w kasie i w cenniku dostawcy.

Czas dostawy

od złożenia zamówienia do towaru na półce (w branży: lead time)

1-3 dni

Zapas bezpieczeństwa

bufor na wahania popytu i spóźnienia dostaw

popyt × 1-3 dni

Punkt zamówienia (ROP)

stan, przy którym składasz zamówienie

popyt × czas dostawy + bufor

Minimum dostawcy

próg wartości lub ilości, poniżej którego dostawca nie przyjmie zamówienia

wg dostawcy

Opakowanie zbiorcze

zgrzewka, karton, paleta: jednostka, do której zaokrąglasz

w górę

Przykład modelowy sklepu osiedlowego. Dzienny popyt to średnia sprzedaż z ostatnich 4 tygodni z kasy. Zapas bezpieczeństwa dobrany do trwałości produktu: świeże krótko, trwałe dłużej.

1. 1Sprawdź stan i punkt zamówieniamleko: stan 30 szt spadł poniżej punktu zamówienia 72 szt, więc zamawiasz. Piwo: 180 poniżej 300, zamawiasz. Szynka: 5 kg poniżej 12 kg, zamawiasz.
2. 2Policz ilość wzorempopyt razy czas dostawy, plus bufor, minus stan. Dla mleka: (24 × 2) + 24 − 30 = 42 sztuki.
3. 3Zaokrąglij do opakowania zbiorczego42 sztuki to 3,5 zgrzewki po 12. Zaokrąglasz w górę do 4 zgrzewek, czyli 48 sztuk. Nadwyżka 6 sztuk zejdzie w jeden wieczór.

Kiedy powiększyć bufor, a kiedy go ściąć

Najlepszy wzór nie pomoże, jeśli dostawca odrzuci zamówienie poniżej minimum albo złożone po godzinie granicznej. Te warunki trzeba mieć spisane w jednym miejscu, w karcie dostawcy, i sprawdzać przed każdą wysyłką. Przykład modelowy takiej karty:

Cztery wyjścia, gdy nie dobijasz do minimum

1. 1Dołóż produkty trwałe, nie świeżechemia, konserwy, napoje i tak zejdą, a nie psują się na półce. Dokładanie świeżego, żeby dobić do minimum, to proszenie się o straty.
2. 2Przesuń zamówienie o jeden cykljeśli bufor pozwala, połącz dwa zamówienia w jedno większe. Sprawdź tylko, czy punkt zamówienia żadnego produktu nie zostanie przebity.
3. 3Zamów wspólnie dla dwóch sklepóww sieci konsolidacja zamówień do jednego dostawcy to najprostszy sposób na minima i lepszą pozycję w negocjacjach.
4. 4Renegocjuj minimum albo częstotliwośćdostawca woli obniżyć próg, niż stracić punkt sprzedaży. Argumentem jest regularność: stały rytm zamówień jest dla niego wart więcej niż pojedyncze duże zamówienie.

−68%

czasu na zamówienia (typowy efekt wdrożenia)

< 90 s

tyle zajmuje każde kolejne zamówienie

200+

dostawców FMCG z gotowymi konfiguracjami

1. 1Integracja z systemem magazynowymSprytny podział, czyli moduł Sprytny podział w SprytnymKupcu, łączy się z PC-Market i KC-Firma. Stany i sprzedaż aktualizują się automatycznie po każdej dostawie, więc dzienny popyt i punkty zamówienia liczą się z prawdziwych danych, nie z pamięci.
2. 2Automatyczny podział zamówieńwrzucasz jedną listę potrzeb, a system sam przypisuje produkty do dostawców, sprawdza minima i godziny graniczne oraz przelicza ilości na opakowania zbiorcze. Koniec z ręcznym pilnowaniem karty dostawcy z rozdziału 05.
3. 3Jednoczesna wysyłka do wszystkichzamiast 8 logowań i 8 formularzy jedno kliknięcie wysyła komplet zamówień. Każde z nich widzisz i zatwierdzasz przed wysyłką, z pełną historią zmian.

Najczęstszy błąd sieci to kopiowanie zamówień między sklepami. Sklep przy szkole i sklep na osiedlu domków to dwa różne profile popytu: inne bestsellery, inny rozkład tygodnia, inne godziny szczytu. Zdrowy podział wygląda tak:

• ✓Porównuj rotację tego samego indeksu między sklepami: różnica ×2 to sygnał do zmiany ekspozycji albo przesunięcia towaru, zanim zrobi się z niego nadmiar.
• ✓Przesunięcie międzysklepowe (dokument MM) ratuje przed brakiem, ale jeśli robisz je co tydzień na tych samych produktach, to znak, że zamówienia są źle policzone u źródła.
• ✓Konsoliduj wolumen do negocjacji, rozdzielaj dostawy wg realnej rotacji każdego sklepu, nie po równo.
• ✓Jeden ekran, jeden dostawca, jedno wysłanie dla wszystkich lokalizacji naraz: to test, czy narzędzie nadaje się dla sieci.

Rozmowy z właścicielami sklepów przed wdrożeniem automatyzacji wracają do tych samych czterech obaw. Warto je rozbroić po kolei:

1. 1„System zamówi wszystko za mnie”nie zamówi i dobrze. Decyzje strategiczne, czyli nowości, promocje i sezon, zostają u Ciebie. Automat robi mechanikę: podział na dostawców, minima, przeliczenia opakowań. Ty zatwierdzasz efekt.
2. 2„To drogie”porównaj koszt narzędzia z 12-18 godzinami miesięcznie razy stawka osoby, która zamawia, plus koszt podwójnych dostaw i pustych półek. Zwrot z wdrożenia następuje zwykle w 6-8 tygodni.
3. 3„Stracę kontrolę”jest odwrotnie: każde zamówienie zatwierdzasz przed wysyłką i masz pełną historię, kto co zamówił i kiedy. Kontroli przybywa, bo pierwszy raz widzisz cały proces w jednym miejscu.
4. 4„Moi dostawcy się nie zintegrują”ponad 200 dostawców FMCG ma gotowe konfiguracje, a nowego dodaje się szablonem zamówienia. Dostawca nie musi niczego wdrażać po swojej stronie.