Integracja PC-Market
ze Sprytnym podziałem krok po kroku

PC-Market świetnie pilnuje kasy, stanów i dokumentów. Gorzej z zamawianiem: lista braków ląduje na wydruku, a potem ktoś przepisuje ją do portali dostawców albo dyktuje przez telefon. Sprytny podział w SprytnymKupcu przejmuje dokładnie ten kawałek pracy. Ten przewodnik prowadzi przez całą integrację: co przygotować, co kliknąć, co może pójść nie tak i jak wygląda praca po wdrożeniu.

1. 01Jak działa integracjaWymiana plików zamiast ingerencji w bazę kasową. Co płynie z PC-Market do Sprytnego podziału i co wraca.
2. 02Lista kontrolna przed startemPięć rzeczy do przygotowania, wspierane wersje PC-Market i wymagania techniczne.
3. 03Konfiguracja w krokach 1 i 2, eksport i import kataloguJak wyciągnąć bazę produktów z PC-Market i wgrać ją do Sprytnego podziału. Dlaczego kody EAN decydują o wszystkim.
4. 04Konfiguracja w krokach od 3 do 5, dostawcy, mapowanie i testPodłączenie dostawców, przypisanie asortymentu i zamówienie testowe. Ile czasu zajmuje każdy etap.
5. 05Codzienny obieg zamówień po integracjiOd listy braków do zamówień u dostawców w kilku kliknięciach. Formaty plików i statusy wysyłki.
6. 06Rozwiązywanie problemówTabela najczęstszych usterek z przyczynami i rozwiązaniami. Złota zasada jednego źródła prawdy.
7. 07Pierwsze 30 dni i częste pytaniaPlan weryfikacji, pracy równoległej i pełnego przełączenia. Odpowiedzi na pytania właścicieli.

Trzy ogniwa jednego obiegu

1. 1PC-Market oddaje dane plikiemna start eksportujesz katalog produktów, potem już tylko bieżące listy braków lub zamówienia. Sprytny podział czyta pliki eksportu, nie podłącza się do bazy kasowej, więc kasy i zaplecze pracują jak dotychczas.
2. 2Sprytny podział dzieli i pilnuje cenporównuje pozycje z aktualnymi cennikami podłączonych dostawców, dzieli koszyk między najtańszych, pilnuje minimów logistycznych i pokazuje różnice cen, zanim cokolwiek wyślesz.
3. 3Dostawcy dostają gotowe zamówieniamailem prosto do przedstawiciela handlowego albo plikiem do wgrania na platformę zakupową. Zamówienie pobierzesz też w formacie PC-Market i wczytasz z powrotem do swojego programu.

Sama konfiguracja to 2-4 godziny, ale tylko wtedy, gdy nie przerywasz jej szukaniem haseł i numerów. Skompletuj poniższe pięć rzeczy przed rozpoczęciem, a przejdziesz proces jednym ciągiem.

• ✓Dostęp administratora do PC-Market: login i hasło z uprawnieniami do eksportu danych. Jeśli bazą opiekuje się serwisant, uprzedź go, że będziesz eksportować katalog.
• ✓Aktywne konto Sprytnego podziału: możesz je założyć w ramach 14-dniowego bezpłatnego testu, bez karty i zobowiązań.
• ✓Lista dostawców z danymi: nazwa, NIP, adres e-mail przedstawiciela handlowego, a dla dostawców z platformami zakupowymi login lub numer GLN (globalny numer lokalizacyjny, po którym hurtownia rozpoznaje Twój sklep).
• ✓Wyeksportowana baza produktów: plik CSV lub XML z pełnym katalogiem. Jak go przygotować, pokazujemy w kroku 1.
• ✓Komputer z internetem i przeglądarką: panel Sprytnego podziału działa w przeglądarce, więc nie instalujesz żadnego programu.

Jakość tego jednego pliku decyduje o jakości całej integracji. Sprytny podział łączy Twoje produkty z ofertami dostawców po kodach kreskowych EAN, więc im pełniejsza baza, tym mniej ręcznego domapowywania później.

1. 1Krok 1: wyeksportuj pełny katalog produktóww PC-Market wejdź w menu Narzędzia, potem Eksport danych, i wybierz pełny katalog produktów w formacie CSV. Przed eksportem odznacz wszystkie filtry (asortyment, magazyn, aktywność), inaczej plik będzie niekompletny albo pusty. Zapisz go w miejscu, które łatwo znajdziesz.
2. 2Krok 2: wgraj plik do Sprytnego podziałuw panelu Sprytnego podziału otwórz Produkty, kliknij Importuj i wskaż zapisany plik. System sam rozpoznaje układ kolumn i mapuje pola. Po imporcie zobaczysz podsumowanie: ile produktów wczytano i ile pozycji wymaga uwagi, na przykład z powodu braku kodu EAN.

1. 3Krok 3: dodaj dostawcówdla każdego wpisz nazwę, NIP i sposób zamawiania: adres e-mail przedstawiciela albo platformę zakupową z numerem GLN. Sprytny podział ma ponad 200 gotowych konfiguracji dostawców FMCG, więc zwykle wybierasz hurtownię z listy zamiast konfigurować ją od zera.
2. 4Krok 4: przypisz produkty do dostawcówmasowo przez import albo pojedynczo w panelu. Wystarczy przypisać raz: system zapamiętuje mapowanie i stosuje je przy każdym kolejnym zamówieniu. Zacznij od 3-5 dostawców, u których zamawiasz najczęściej.
3. 5Krok 5: złóż zamówienie testowewybierz 3-5 produktów, które łatwo zweryfikujesz, i uruchom podział. Sprawdź trzy rzeczy: czy pozycje trafiły do właściwych dostawców, czy ceny zgadzają się z cennikiem i czy ilości poprawnie przeliczyły się na opakowania zbiorcze.

Konfigurację robisz raz. Od tej pory dzień zamówieniowy wygląda tak: eksportujesz listę braków z PC-Market, wgrywasz plik do Sprytnego podziału, a system rozpoznaje format, dzieli koszyk między najtańszych dostawców i przygotowuje zamówienia do wysyłki. Ty tylko kontrolujesz podział i zatwierdzasz.

Wysyłka do dostawców w dwóch kliknięciach

1. 1Realizuj wybrane zamówieniaw koszyku, na zakładce Dostawcy, otwierasz podsumowanie: dane dostawy, lista zamówień per dostawca i sposób realizacji przy każdym z nich. Nic jeszcze nie wychodzi.
2. 2Sposób realizacji per dostawcawysyłka e-mail trafia prosto do przedstawiciela handlowego, a realizacja samodzielna pobiera plik na dysk, do wgrania na platformę zakupową. Format pliku (PC-Market, KC-Firma, Excel, PDF) ustawiasz raz, system go zapamiętuje.
3. 3Potwierdzam wybrane zamówieniajednym kliknięciem maile wychodzą do przedstawicieli, a pliki pobierają się naraz, każdy nazwany nazwą dostawcy. W zakładce Zamówienia śledzisz statusy: wysłano, a gdy przedstawiciel pobierze zamówienie, pobrano.

Większość zgłoszeń przy integracji powtarza się w kółko i ma proste przyczyny. Zanim zadzwonisz do wsparcia, sprawdź tabelę: w typowych przypadkach rozwiązanie zajmuje kilka minut.

Nie przełączaj się z dnia na dzień. Poniższy plan rozkłada zmianę na cztery tygodnie: najpierw weryfikacja, potem praca równoległa, na końcu pełne przełączenie. W żadnym momencie nie zostajesz bez działającego procesu zamówień.

Tydz. 1

Weryfikacja. Sprawdź mapowanie produktów i dostawców, złóż zamówienia testowe, porównaj ceny z fakturami. Uzupełnij brakujące kody EAN dla najczęściej zamawianych indeksów.

Tydz. 2

Praca równoległa. Zamawiaj przez Sprytny podział u 3-5 głównych dostawców, stary proces trzymaj jako kontrolę. Porównuj podziały koszyka z tym, co zamówiłbyś ręcznie.

Tydz. 3

Kalibracja. Dołącz pozostałych dostawców, dostrój minima logistyczne i progi darmowej dostawy. Popraw mapowania, które w praktyce trafiały do złego dostawcy.

Tydz. 4

Pełne przełączenie. 100% zamówień przez system. Wyłącz stare eksporty (złota zasada z części 06), ustaw alerty zmian cen i cotygodniowy przegląd zamówień.

• •Czy PC-Market zwolni? Nie. Sprytny podział pracuje na plikach eksportu i nie łączy się z bazą kasową w czasie rzeczywistym, więc kasy i zaplecze nie odczują różnicy.
• •Czy stracę historię sprzedaży? Nie. Historia zostaje w PC-Market, tak jak dotychczas. Sprytny podział korzysta z danych, które sam mu przekażesz plikiem.
• •Czy potrzebny jest informatyk? Nie. Cała konfiguracja odbywa się w interfejsie graficznym, a przy problemach wsparcie odpowiada w ciągu 2 godzin w dni robocze.
• •Co przy aktualizacji PC-Market? Integracja opiera się na plikach eksportu, więc aktualizacja programu zwykle niczego nie psuje. Gdyby format pliku się zmienił, wsparcie dostosuje konfigurację.
• •Czy zmienia się przyjmowanie dostaw? Nie. Zamówienie możesz pobrać w formacie PC-Market i wczytać do programu, a dostawę przyjmujesz dokładnie tak, jak do tej pory.
• •Mojego dostawcy nie ma na liście konfiguracji? Zgłoś go: nowe konfiguracje dodajemy zwykle w kilka dni roboczych, a do tego czasu zamawiasz u niego mailem.