Z mapy handlowej Polski znika ponad dwa tysiące małych sklepów spożywczych rocznie. Dla właścicieli pozostałych placówek to jasny znak: rynek robi się coraz bardziej konkurencyjny i bezlitosny.

Ta seria artykułów pokaże 4 najczęstsze sposoby zaopatrywania sklepów  od tych najbardziej podstawowych po nowoczesne, zautomatyzowane rozwiązania. Celem jest nie oceniać, ale pokazać, że można inaczej. Szybciej, mądrzej i z większym spokojem.

Kartka, długopis i telefon – stary rytuał?

W wielu sklepach spożywczych scenariusz wygląda tak samo od lat. Kierowniczka z zeszytem w dłoni krąży między półkami, zapisując, czego brakuje. Potem dzwoni do zaprzyjaźnionego przedstawiciela albo czeka, aż sam przyjedzie. Zamówienie składane jest „na oko”, czasem w pośpiechu, czasem z przyzwyczajenia.

To sposób, który jeszcze działa. Ale czy wciąż ma sens w dzisiejszych realiach?

Codzienność wielu sklepów

Pani Teresa prowadzi sklep na osiedlu od ponad 20 lat. Wie, co się sprzedaje, zna swoich klientów, rozpoznaje pory roku i trendy. Codziennie rano robi wchodzi na sklep i zapisuje braki w zeszycie. Potem wykonuje kilka telefonów: do hurtowni, do znajomego przedstawiciela, czasem wysyła SMS-a z pytaniem o cenę.

Zamawia tak, jak zawsze – na oko. I zazwyczaj działa to całkiem nieźle. Ale czasem...

• Zamówienie niewłaściwego wariantu produktu – np. zamówienie wody 0,5 l zamiast 1,5 l, bo oba produkty mają podobną nazwę
• Zbyt późne złożenie zamówienia co opóźnia czas realizacji zamówienia
• U jednego z dostawców akurat była promocja – tylko Pani Teresa o niej nie wiedziała…

Co działa w tym sposobie?

Wbrew pozorom, nie wszystko tu trzeba od razu odrzucać. Stare metody mają swoje zalety. Pani Teresa i wielu jej kolegów akcentują: prostota i elastyczność.

Nie potrzeba nauki nowych narzędzi – wystarczy zeszyt i telefon. Znajomość lokalnego klienta i przyzwyczajenie do asortymentu pozwalają czasem błyskawicznie reagować na jego potrzeby. Buduje też więź z przedstawicielami handlowymi, którzy wpadają „na szybko” i znają najlepsze produkty danej hurtowni.

Problem w tym, że…

...coraz częściej to po prostu nie wystarcza

W 2025 roku realia są inne niż 20 lat temu:

Dziś klienci wymagają szybszej obsługi i niższych cen, a konkurencja ze strony dużych sieci nie próżnuje. A właściciele muszą walczyć nie tylko o marżę, ale o czas, dokładność i elastyczność.

Dlaczego sklepy nadal trzymają się tej metody?

Bo wydaje się najprostsza
Bo „tak się zawsze robiło”
Bo zmiana wymaga wysiłku

Ale to właśnie ten wysiłek może przynieść oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów.

A gdyby można było…

• Zobaczyć braki bez chodzenia po sklepie?
• Porównać ceny dostawców jednym kliknięciem?
• Wysłać zamówienie do kilku hurtowni bez dzwonienia?
• A do tego – zrobić to wszystko szybciej i z większą pewnością?

To możliwe. Kolejny krok to po prostu korzystanie z platform B2B, które pozwalają na samodzielne składanie zamówień online.

Czy to rewolucja? Jeszcze nie. Ale to wyraźny krok do przodu – o którym opowiemy w kolejnym artykule.

Podsumowanie

Telefon i kartka wciąż działają, ale coraz częściej wydają się ograniczeniem zamiast pomocą. Warto się zastanowić:

• Ile godzin tygodniowo zajmują ręczne zamówienia?
• Ile razy zdarza się pomyłka?
• Czy na pewno płacimy najmniej ze wszystkich ofert?

Jeśli choć na jedno pytanie odpowiemy „nie wiem”, warto pomyśleć o zmianie. W branży spożywczej czas i dokładność to dziś połowa sukcesu – na równi z ceną i jakością.