Inwentaryzator zamiast kartki – pierwszy krok do cyfryzacji zamówień

Jeszcze kilka lat temu większość sklepów zamawiała towar tak samo: kartka, długopis i telefon do przedstawiciela.

„Można było w ten sposób pracować, lecz odbywało się to kosztem czasu i nerwów.” – wspomina kierowniczka jednego z małopolskich sklepów Lewiatana.

Dziś na rynku obowiązkowym staję się prostsze narzędzie, które wygląda znajomo, ale działa nieporównywalnie szybciej. To inwentaryzator – mały skaner albo aplikacja w telefonie.

Problem: kartka, która zawsze się gubi

Każdy, kto pracował w sklepie, zna ten obrazek. Kierownik chodzi między regałami, notuje braki w zeszycie, a potem dzwoni do dostawcy. Pomyłka w liczbie? Zły kod? Telefon w złym momencie? W efekcie przyjeżdża nie to, co trzeba.

Według danych Sprytnego Kupca, co trzeci sklep wciąż zamawia „na oko”. To oznacza godziny spędzone na przepisywaniu notatek i częste reklamacje.

Rozwiązanie: ten sam gest, tylko szybciej

Inwentaryzator nie zmienia nawyków. Zamiast kartki masz w dłoni małe urządzenie lub telefon. Zamiast przepisywać kody, skanujesz je w sekundę. Dopisujesz ilość i gotowe – lista zamówienia tworzy się sama. Możesz ją zapisać w systemie, wysłać do hurtowni albo po prostu wydrukować.

Dowód: co zyskuje sklep?

• Dokładność – zero błędów przy przepisywaniu.
• Szybkość – skan i liczba zamiast długich notatek.
• Mobilność – zamówienie robisz w trakcie pracy na sali.
• Gotowa lista – można ją od razu przesłać do programu magazynowego.

Ale są też ograniczenia. Wciąż trzeba obejść sklep i sprawdzić braki. Inwentaryzator nie porówna cen i nie podpowie, od kogo kupić taniej. To nadal decyzja kierownika.

Przejście z kartki na skaner

Dla wielu sklepów to rozsądny kompromis. Nie trzeba od razu inwestować dużych kwot, a i tak można odzyskać kilkanaście godzin pracy w każdym miesiącu. Sam sprzęt kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych – w zależności od marki i funkcji.

Warto wspomnieć choćby o module Mobilny Magazynier firmy Insoft , który w połączeniu z inwentaryzatorem otwiera dodatkowe możliwości: obsługę dostaw, zamówień, inwentaryzacji i wielu innych procesów. Efekt? Zwrot z inwestycji przychodzi jeszcze szybciej.

To wciąż zamawianie „po swojemu” – tylko szybciej i bez nerwów.

Co dalej?

Kiedy lista zamówień powstaje już w wersji cyfrowej, kolejny krok nasuwa się sam: platformy B2B. To tam można zamawiać wprost do kilku dostawców, porównywać ceny i widzieć promocje w czasie rzeczywistym.

Czy to wystarczy, czy to tylko kolejny etap?

O tym w następnym artykule.

‍