Analiza ABC/XYZ - sklep spożywczy

Wstęp

W obecnych warunkach gospodarczych, prowadzenie działalności bez stosowania kompleksowej analizy oferowanych towarów, może utrudniać osiągnięcie założonych celów finansowych. Jednym z pierwszych kroków poprawnej oceny asortymentu jest jego klasyfikacja według ważności i regularności zapotrzebowania. Do powyższego celu można wykorzystać metodę analizy danych ABC/XYZ. Celem poniższego artykułu jest omówienie studium przypadku zastosowania tej metody w praktyce, na przykładzie jednego ze sklepów.

Kluczowe założenia metody ABC/XYZ oraz jej użyteczność w sklepie spożywczym

Zarządzanie asortymentem w sklepie spożywczym w głównej mierze polega na utrzymywaniu właściwego poziomu zapasów odpowiednich towarów. To zagadnienie jest szczególnie ważne, ponieważ niektóre artykuły w ofercie są ważniejsze od innych i skupiając na nich uwagę, osiągniemy największe efekty. W celu określenia tych pozycji posłużymy się połączeniem dwóch metod klasyfikacji asortymentu ABC oraz XYZ.

Analiza ABC

Pozwala skategoryzować asortyment według wybranego kryterium. W naszym przypadku tym kryterium będzie kwota marży. Kroki jakie należy wykonać to:

1. Uporządkowanie oferowanych produktów według malejącej kwoty marży.
2. Wyliczenie procentowych wskaźników udziału kwoty marży w całej wypracowanej kwocie marży.
3. Wyznaczenie grup A, B, C według podziału 80/15/5.

Każdy produkt w oferowanym przez nas asortymencie otrzymuje przydział do grupy:

‍Grupa A - produkty generujące 80% kwoty marży sklepu. Grupę tę, należy traktować w sposób priorytetowy. Warto skupić się m.in. na takich działaniach jak: analiza dostawców, odpowiednia gospodarka magazynowa, wyznaczenie stanów minimalnych, stała dostępność produktów, odpowiednia ekspozycja.

‍Grupa B - są to produkty generujące kolejne 15% kwoty marży. Sugerowane działania dla tej grupy produktów to promocja i pełna automatyzacja procesu zatowarowania sklepu.

‍Grupa C - asortyment charakteryzujący się bardzo małym udziałem w kwocie marży (ostatnie 5%). Do tej grupy towarów z pewnością będą należały produkty zalegające na półkach, nietrafione rekomendacje przedstawicieli handlowych.

Analiza XYZ

Metoda XYZ kategoryzuje produkty w zależności od regularności zapotrzebowania i zmienności. Pozwala na wyłonienie produktów, które “dobrze rotują”.

Dla osób dociekliwych, aby sklasyfikować produkty na podstawie okresu 1 roku, należy uzyskać informacje o marży/zysku/sprzedaży netto każdego produktu dla każdego miesiąca oraz obliczyć średnią wartość sprzedaży - AVG i jej odchylenie standardowe - STDEV. Dzieląc STDEV przez AVG, otrzymujemy współczynnik zmienności (CV). Zasadą jest, że im niższa wartość tego wskaźnika tym produkt lepiej rotuje.

Kolejnym krokiem jest wyznaczenie progów podziału towarów między grupy X,Y,Z.

SprytnyKupiec.pl wyznacza te progi stosując taką samą metodologię jak w przypadku analizy ABC - 80/15/5.

Grupa X: są to produkty o regularnym, stałym popycie o niewielkich wahaniach. Ta grupa asortymentowa pozwala utrzymywać stosunkowo niskie stany minimalne ponieważ popyt na produkty z tej grupy jest przewidywalny.

‍Grupa Y: obejmuje produkty o dużej zmienności sprzedaży. Są to najczęściej produkty sezonowe.

Grupa Z: produkty wolnorotujące, sprzedawane w nieregularnych odstępach czasu

Analiza krzyżowa ABC/XYZ

Dzięki połączeniu danych dostarczanych przez poprzednie dwie analizy jesteśmy w stanie sklasyfikować produkty na podstawie rentowności i stabilności sprzedaży, a tym samym pomóc w decyzjach podejmowanych na różnych etapach.

Łącząc te dwie metody otrzymujemy poniższą klasyfikację towarów w formie tabeli:

Korzyści ze stosowania analizy ABC/XYZ

Kiedy firma jest w stanie lepiej analizować swoje zapasy i utrzymać kontrolę nad towarami o wysokiej wartości i rotacji, wtedy lepiej steruje całym procesem zarządzania łańcuchem dostaw. Przez to stabilizuje operacyjną część organizacji i efektywnie korzysta z zasobów. Do oczywistych korzyści dobrego zarządzania zapasami z wykorzystaniem analizy ABC/XYZ możemy zaliczyć:

• Redukcja kosztów (magazynowania, pracy)
• Lepsza alokacja zasobów ludzkich i kapitałowych
• Zwiększenie dostępności towarów i produktów
• Zwiększenie sprzedaży
• Lepsza komunikacja wewnątrz organizacji i do klientów
• Efektywniejsze akcje promocyjne

Studium przypadku w sklepie spożywczym z pomocą SprytnyKupiec.pl

Potrzeba segmentacji zapasów wydaje się być oczywista i prosta w implementacji, jednak w praktyce jest wykorzystywana niezwykle rzadko. Głównym powodem jest czas pracy jaki niezbędny jest do wykonania wszystkich kroków analizy. Z tego powodu osoby decydujące o asortymencie w sklepie, podejmują decyzje w dużej mierze bazując na doświadczeniu i upodobaniach.

SprytnyKupiec.pl przy współpracy z programem magazynowym daje możliwość automatyzacji analizy ABC/XYZ, a jest to tylko jeden przykład z korzyści proponowanych przez firmę. W ten sposób wyznaczenie grup produktów ABC/XYZ nie będzie wymagało nakładu pracy/czasu, dane dostarczane klientowi są zawsze aktualne i dostępne na każdym etapie podejmowania decyzji.

Dane wejściowe

Wszelkie informacje niezbędne do przeprowadzenia analizy ABC/XYZ zostały pozyskane w sposób automatyczny za pomocą modułu integracji z programem magazynowym - w tym przypadku z PC-Market. Takie podejście gwarantuje nam powtarzalność procesów i oszczędność czasu. SprytnyKupiec.pl z początkiem każdego miesiąca dokonuje przeliczenia wszystkich wskaźników korzystając z najświeższych danych. Co więcej, wykorzystując Konsolę-Kupca analiza przeprowadzana jest dla każdego sklepu oddzielnie. W ten sposób optymalizujemy asortyment mając na uwadze wielkość sklepu oraz jego indywidualne uwarunkowania. Faktem jest, że choćby ze względu na specyficzną lokalizację, różnice pomiędzy sklepami w ramach jednego przedsiębiorstwa mogą być znaczne. Nasza analiza nie jest “uniwersalna”, ale szyta na miarę i dopasowana do potrzeb.‍

Wyniki Analizy

Analizie ABC XYZ zostało poddanych 8916 produktów oferowanych przez sklep. W wyniku tej analizy 8166 produktów zostało sklasyfikowanych, pozostałe produkty są nowymi produktami, które z racji krótkiej historii sprzedaży są w automatyczny sposób pomijane.

‍

W analizowanym przykładzie 16,37 % produktów odpowiada za 80% kwoty marży, co jest bliskie zasadzie Pareta, mówiącej o tym, że 20% produktów generuje 80% kwoty marży. Kolejne 15% kwoty marży generowane jest przez 3567 produktów co stanowi 43% oferowanych produktów. Dużą grupę stanowią produkty, które generują ostatnie 5% kwoty marży. Warto zauważyć, że dla tej ostatniej grupy zdecydowana większość sklasyfikowana jest jako towary z grupy Y - wykazujące charakterystykę sezonową, średnią zmienność popytu, średnią dokładność prognozy.

Kroki jakie należałoby podjąć dla tej placówki to:

• Wyeliminowanie w przyszłości produktów z grupy CZ
• Ograniczenie ilości asortymentu w grupach CY
• Aktywna promocja towarów z grup BX, BY, AY

Podsumowanie

Na podstawie wyników uzyskanych z przeprowadzenia badania metodą ABC/XYZ podmioty mogą podejmować decyzję w stosunku do niewielkiej grupy elementów, które powinny przynieść szybkie i znaczące efekty. Zmiany (w zależności od analizowanych obszarów i przyjętych kryteriów) mogą polegać m.in. na:

•  rezygnacji z asortymentu
• redukcji ilości oferowanych produktów
• usprawnieniu procesów zaopatrzeniowych
• skierowaniu szczególnej uwagi na zaopatrzenie kluczowych produktów
• zmianę polityki dotyczącej zarządzaniem miejscem na półkach sklepu

W analizowanym przypadku wykorzystanie metody ABC/XYZ umożliwiło ustalenie działań jakie należy wdrożyć, aby zwiększyć rentowność sklepu. Głównym zadaniem jest ograniczenie kosztów operacyjnych, które są ponoszone na skutek nieoptymalnej polityki asortymentowej. Dodatkową korzyścią, uzyskaną po przeprowadzeniu badania metodą ABC/XYZ, było wykorzystanie grup towarowych w procesie negocjacji z dostawcami.

SprytnyKupiec.pl w sposób automatyczny klasyfikuje produkty oszczędzając czas i pieniądze.