SmartVAN, nowa komunikacja B2B dla rynku tradycyjnego

Wdrożenie klasycznego EDI między sklepem a hurtownią to historycznie projekt informatyczny. Sztywne formaty dokumentów, integracje po obu stronach i koszty, które udźwignie sieć handlowa, ale nie osiedlowy sklep. Efekt jest taki, że rynek tradycyjny wciąż wymienia zamówienia telefonem i mailem, z całym dobrodziejstwem chaosu i literówek.

SmartVAN powstał dokładnie po to, żeby tę barierę zdjąć. To sieć wymiany danych zintegrowana z platformą SprytnyKupiec, zaprojektowana pod realia handlu spożywczego, a nie pod korporacyjne działy informatyczne. Innymi słowy, bierze to, co w EDI było wartościowe, i odziera z tego wszystko, co czyniło je za drogim dla małego sklepu.

Dlaczego klasyczne EDI ominęło małe sklepy

Elektroniczna wymiana dokumentów istnieje od dekad i świetnie sprawdza się między dużymi partnerami. Ma jednak jeden warunek wstępny. Obie strony muszą wdrożyć te same sztywne standardy, a to oznacza projekt, budżet i miesiące pracy. Duża sieć to udźwignie, bo rozłoży koszt na tysiące transakcji. Sklep, który zamawia u kilku lokalnych hurtowni, nie ma jak tego uzasadnić.

I tak powstała luka. Najwięksi gracze wymieniają dokumenty cyfrowo od lat, a rynek tradycyjny został przy telefonie, mailu i przepisywaniu z kartki. Nie dlatego, że nie chciał inaczej, tylko dlatego, że wejście było za drogie.

Czym jest sieć VAN

Sieć VAN, czyli Value Added Network, to system wymiany dokumentów biznesowych. Działa jak cyfrowa poczta dla handlu, bezpiecznie przenosząc zamówienia, oferty i dokumenty logistyczne między firmami. Różnica między siecią VAN a zwykłym mailem polega na tym, że dokumenty mają strukturę, trafiają prosto do systemów odbiorcy i nie giną w skrzynce ani w słuchawce telefonu.

Praktyczny skutek jest prosty. Zamówienie wysłane przez sieć nie wymaga przepisywania po drugiej stronie, bo dociera w formie, którą system hurtowni od razu rozumie. Znika najczęstsze źródło pomyłek, czyli ludzka ręka przenosząca dane z jednego okna do drugiego.

Elastyczność zamiast sztywnych formatów

Cała przewaga SmartVAN leży w tym, że dopasowuje się do tego, czym firma już dysponuje, zamiast żądać wdrożenia nowego standardu:

• •Akceptuje różne formaty plików, w tym zwykły CSV.
• •Obsługuje wiele kanałów, od serwerów FTP przez e-mail po integracje po stronie systemu.
• •Jest w pełni zintegrowany z platformą SprytnyKupiec.
• •Wdrożenie nie wymaga projektu informatycznego po stronie sklepu ani hurtowni.

Co zyskuje sklep

Dla sklepu SmartVAN skraca drogę od zainteresowania ofertą do gotowego zamówienia:

• •Szybki start współpracy. Jedno kliknięcie informuje dostawcę o zainteresowaniu ofertą, a dane kontaktowe sklepu trafiają prosto do hurtowni.
• •Oferty bez czekania. Dostawca wysyła propozycję bezpośrednio przez sieć, nie przez wizytę handlowca.
• •Wysyłka zamówień. Zamówienie z podziału koszyka trafia do wybranych dostawców automatycznie.
• •Mniej błędów. Koniec przepisywania pozycji z telefonu do systemu.

Co zyskuje hurtownia

Sieć działa w obie strony, więc dostawca zyskuje tyle samo co sklep:

• •Panel administracyjny. Centralne zarządzanie zapytaniami od nowych sklepów.
• •Pełna kontrola. Wgląd w wysłane oferty i okresy ich ważności.
• •Efektywna dystrybucja. Spersonalizowane oferty wysyłane automatycznie, bez pracy handlowca przy każdym sklepie.

Dla dystrybutora SmartVAN to również kanał pozyskiwania klientów. Sklep, który widzi ofertę w SprytnymKupcu, może rozpocząć współpracę bez ani jednego telefonu.

Jak zaczyna się współpraca przez sieć

W praktyce cała rzecz sprowadza się do kilku kroków, w których po stronie sklepu nie ma ani jednego telefonu:

1. •Sklep widzi w SprytnymKupcu dostawcę dostępnego w sieci i jednym kliknięciem zgłasza zainteresowanie ofertą.
2. •Dane kontaktowe sklepu trafiają prosto do panelu hurtowni, bez przepisywania i bez pośredników.
3. •Dostawca wysyła spersonalizowaną ofertę bezpośrednio przez sieć, z określonym okresem ważności.
4. •Oferta pojawia się w SprytnymKupcu i od razu bierze udział w porównaniu cen razem z pozostałymi dostawcami sklepu.
5. •Zatwierdzone zamówienie wraca do hurtowni tą samą drogą, gotowe do realizacji.

Cały ten obieg dzieje się w jednym miejscu i w ustrukturyzowanej formie. Nie ma etapu, na którym ktoś dyktuje pozycje przez telefon albo przepisuje je z maila do systemu magazynowego. To właśnie ten etap był dotąd najczęstszym źródłem pomyłek i opóźnień.

Dokąd to zmierza

Kolejne etapy rozwoju SmartVAN to cyfrowe dokumenty dostawy i faktury. Docelowo cały obieg, od zamówienia po fakturę, zamyka się w jednej bezpiecznej sieci, bez papieru i bez przepisywania danych. To ten sam kierunek, w którym od lat idzie handel wielkoformatowy, tyle że wreszcie w wersji dostępnej dla sklepu osiedlowego.

Szczegóły modułu i lista dostawców dostępnych w sieci czekają na stronie SmartVAN w SprytnymKupcu. Jeśli dopiero układasz sobie w głowie kolejność zmian, warto zacząć od drabiny cyfryzacji zamówień, która pokazuje, w którym miejscu tej drogi jest dziś Twój sklep.